Non tutti i documenti sono accessibili ma solo quelli ufficiali.

Per documento ufficiale si intende

• qualsiasi informazione in possesso dell'autorità,
• espressa in forma verbale, scritta, filmata o in loro combinazioni,
• registrata su qualsiasi supporto,
• concernente l'adempimento di un compito pubblico.

Non sono considerati documenti ufficiali:

• i documenti la cui elaborazione non è terminata;
• i documenti destinati a scopi personali;
• i documenti utilizzati a scopi commerciali.

Tra i documenti ufficiali, non sono accessibili le seguenti categorie di documenti:

• i documenti che riguardano procedimenti civili, penali, arbitrali o amministrativi in corso (il loro accesso è regolato dalle rispettive leggi);
• i verbali e le registrazioni di autorità e organi che deliberano a porte chiuse (commissioni parlamentari, Consiglio di Stato e commissioni e gruppi di lavoro da esso costituiti, municipi, commissioni e delegazioni municipali, commissioni dei legislativi comunali);
• le cartelle sanitarie o cliniche;
• le decisioni e le sentenze emesse dalle autorità giudiziarie (in buona parte reperibili sulla Rivista ticinese di diritto e sul sito www.sentenze.ti.ch) e le decisioni del Consiglio di Stato quale autorità di ricorso;
• le note e le valutazioni scolastiche;
• gli atti del personale;
• certificati di assicurazione di previdenza professionale.

L'accesso a queste categorie di documenti, escluso dalla LIT, può eventualmente essere disciplinato dal diritto speciale.

L'accesso ai documenti archiviati, cioè i documenti non più necessari per l'attività amministrativa corrente che vengono conservati in quanto di valore archivistico, non è più regolato dalla LIT ma dalla legge sull'archiviazione e sugli archivi pubblici del 15 marzo 2011 (LArch).

Per maggiori informazioni e consulenza nell'ambito dell'archiviazione è possibile contattare l'Archivio di Stato.