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Procedura di accesso

Per esercitare il diritto di accesso è necessario presentare una domanda (pagina formulari e lettere tipo), per iscritto (anche tramite posta elettronica) e in lingua italiana, all'autorità che ha stilato il documento ufficiale o che lo ha ricevuto come destinataria principale.

La domanda non deve essere motivata e deve fornire le indicazioni per il reperimento del documento (ad es. titolo, data, riferimento, autorità che lo ha allestito o ricevuto, ambito ecc.). Per quanto ciò non comporti un onere lavorativo sproporzionato, l'autorità presta assistenza al richiedente per identificare il documento. L'autorità può invitarlo a precisare la sua domanda; qualora non riceva risposta entro 10 giorni questa è inammissibile.

La domanda di accesso è inammissibile se abusiva (manifestamente insensata o di contenuto querulomane) oppure se il richiedente vuole deliberatamente perturbare il funzionamento dell'attività amministrativa o se chiede la trasmissione di un documento già consultato o consultabile.

L'autorità deve pronunciarsi sulla domanda di accesso quanto prima, al più tardi entro 15 giorni. Questo termine può essere prorogato, informandone il richiedente:

  • di 15 giorni, se la domanda richiede un trattamento particolarmente dispendioso o concerne documenti voluminosi, complessi o difficili da reperire;
  • del tempo necessario, se la domanda concerne documenti che contengono dati personali e che richiedono chiarimenti della situazione giuridica.

Se la domanda concerne documenti che contengono dati personali di un terzo non anonimizzabili, l'autorità, qualora preveda di accordare l'accesso, lo consulta dandogli la possibilità di presentare osservazioni entro 10 giorni.

  • Se la persona consultata non presenta osservazioni entro i termini, l'autorità può pronunciarsi liberamente. L'autorità deve comunque informarla della sua presa di posizione sulla domanda di accesso.
  • Se la persona consultata si oppone, l'autorità non può permettere l'accesso fintanto che la sua decisione non sia cresciuta in giudicato oppure non si sia conclusa positivamente una procedura di mediazione.

L'autorità può:

  • accordare l'accesso accordare l'accesso limitandolo ad alcune parti del documento (a condizione che lo stralcio non ne deformi il senso);
  • accordare l'accesso differendolo temporaneamente (quando gli interessi pubblici o privati da tutelare sono temporanei);
  • accordare l'accesso sottoponendolo a condizioni (ad esempio per garantire un accesso individuale);
  • negare l'accesso.

Se la domanda è accolta senza restrizioni, la presa di posizione deve essere comunicata per iscritto al richiedente e alle persone consultate.

Se l'accesso è negato, limitato, differito, condizionato o concesso contro la volontà delle persone consultate, la presa di posizione dell'autorità deve menzionare, almeno sommariamente, le ragioni che l'hanno portata a determinarsi in un senso piuttosto che in un altro.