Secondo quanto disposto dall'art. 59 dell'Ordinanza sullo stato civile:

"La divulgazione di dati dello stato civile a privati si effettua se è accertato un interesse diretto e degno di protezione e se non è possibile ottenere i dati presso la persona interessata o non si può ragionevolmente pretenderlo."

Nella richiesta di documenti individuali dev'essere quindi obbligatoriamente precisato:

• se il documento riguarda la persona richiedente;
• se non si tratta della stessa persona dev'essere precisato il motivo per il quale il documento non è chiesto dall'interessato stesso ed eventualmente allegare la procura degli interessati o la credenziale di nomina quale rappresentante legale;
• per poter allestire il documento occorre precisare a quale fine il documento è chiesto.

Nella richiesta di documenti contenenti più persone maggiorenni e viventi (in particolare atto di famiglia o certificato dei legami di famiglia registrati) deve essere di principio annesso l'accordo o la procura di tutte le persone viventi figuranti sul documento.

Il rappresentante legale che agisce in rappresentanza di un privato, ha gli stessi diritti del suo rappresentato (vedi sopra).

Per le richieste di atti di stato civile presentate da notai ed avvocati vedi le circolari 28 gennaio 2009 e 14 gennaio 2010, destinate agli uffici dello stato civile del Canton Ticino.
Gli stessi criteri indicati per i notai ticinesi che agiscono in applicazione degli artt. 78 e seguenti della Legge di applicazione e complemento del CC sono considerati allorquando le richieste di rilascio sono effettuate da autorità di altri Cantoni che esercitano tale medesimo mandato pubblico.
Va precisato che i riferimenti legali della circolare del 28 gennaio 2009 non tengono ancora conto delle modifiche del Codice di diritto processuale svizzero ed occorre in particolare ignorare il rinvio ai vecchi articoli 475 e 476 dell'abrogato Codice di procedura civile ticinese.