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Autori: Paola De Marchi-Fusaroli
Autori: Renata Gottardi
Data: 28 settembre 2006

Intervista di Paola Fusaroli a Renata Gottardi, funzionaria addetta al cerimoniale dello Stato

Dietro le quinte...

Per meglio comprendere l'impegno organizzativo di un evento a carattere ufficiale, abbiamo posto qualche domanda a Renata Gottardi, che si occupa del Segretariato del protocollo cantonale.

Lo scorso 8 settembre, nell'ambito della visita di Stato in Svizzera, il Presidente austriaco Heinz Fischer ha fatto tappa in Ticino, accompagnato dalla moglie e dal Presidente della Confederazione Moritz Leuenberger. Detto così, sembrerebbe semplice... Ci spieghi che cosa succede dietro le quinte. 

A livello di protocollo vi è una serie di regole da rispettare. Tanto per citare un esempio, la corretta formulazione scritta con cui ci si rivolge al Presidente austriaco è "Sua Eccellenza Signor Heinz Fischer, Presidente della Repubblica d'Austria", mentre quella orale è "Herr Bundespräsident". Altri esempi in questo senso li troviamo nella disposizione delle bandiere, nelle regole di cortesia, così come negli ordini di precedenza nei posti a sedere, nei cortei, nei veicoli, nei discorsi, nella disposizione dei tavoli da pranzo, ecc.

Normalmente la visita di Stato del Presidente di un'altra nazione ha la durata di due giorni, di cui il primo si svolge di regola nella capitale federale, mentre il secondo ha per destinazione uno o più Cantoni. Ad esempio, in questa occasione, il Presidente della Confederazione elvetica ha voluto portare in Ticino il Presidente della Repubblica d'Austria per mostrargli la multiculturalità del nostro Paese. Siamo quindi stati contattati nel mese di giugno dai Servizi del protocollo federale e abbiamo iniziato a collaborare con essi e con i Servizi del protocollo austriaco per allestire un programma della giornata ticinese. Ha così avuto inizio il lavoro organizzativo che ci ha impegnato per circa tre mesi.

In che cosa consiste il lavoro organizzativo?

Sotto la direzione del Responsabile del protocollo cantonale, ossia il Cancelliere dello Stato, a ogni membro del Gruppo di protocollo vengono affidati compiti e responsabilità ben precisi relativi ai trasporti, alla sicurezza stradale e personale, al banchetto e agli inviti ufficiali, nonché ai diversi scenari. Tutto è pianificato nei minimi particolari: si contattano le autorità locali e i responsabili dei posti dove avverranno le visite e con essi si collabora per preparare lo scenario (compresa la variante brutto tempo); si effettuano visite di ricognizione; si calcolano i tempi di trasferta tenendo conto soprattutto del traffico negli orari di punta; si valutano i tragitti da percorrere; vengono scelti e stabiliti i menu, il tavolo d'onore e la composizione della Delegazione ticinese che presenzierà al banchetto.

Naturalmente la scelta degli scenari non è casuale. Il loro scopo è quello di mostrare alcuni aspetti significativi del Ticino. In questa visita, nel breve tempo a disposizione, si è voluto presentare un'opera di importanza a livello europeo (Cantiere Alptransit di Faido-Polmengo) e alcune testimonianze storiche e culturali (Chiesa di S. Nicola a Giornico e Teatro Sociale di Bellinzona). Il pranzo tipicamente ticinese è avvenuto, come da desiderio espresso dal Presidente della Confederazione elvetica, in un grotto delle Terre di Pedemonte e, sempre per volontà di Leuenberger - che a quanto pare è legato alla Valle Maggia per avervi trascorso le vacanze da bambino - il tragitto per il rientro a Bellinzona è stato effettuato passando da Intragna e Golino, con una sosta per il caffè sul lungolago di Ascona.

Oltre al ruolo di coordinatrice all'interno del Gruppo di protocollo, lei si è anche occupata, in veste di responsabile, dello scenario dell'arrivo degli ospiti.  Ce ne parli...

La prima impressione con la quale gli ospiti sono confrontati è molto importante, per cui un'ottima e calorosa accoglienza diventa fondamentale per l'inizio di una proficua e piacevole giornata che, oltre a essere formale, include anche aspetti conviviali.
Al loro arrivo, gli ospiti sono stati accolti con il tappeto rosso. Non mancavano inoltre gli addobbi floreali e la bandiera della Repubblica d'Austria esposta al centro con a sinistra (per chi guarda) quella svizzera e a destra quella ticinese.
La Delegazione ticinese preposta ad accogliere gli illustri ospiti si è allineata sul tappeto rosso secondo un determinato ordine e ha porto il saluto di benvenuto ai due Presidenti come da precise regole di presentazione ufficiale. Io mi sono occupata della consegna dell'omaggio floreale alle due First Lady, molto simpatiche e semplici come i loro due consorti.

E se capitano imprevisti come vengono gestiti?

In generale siamo pronti a gestire con calma, flessibilità ed esperienza le situazioni di cambiamenti repentini. 
Un imprevisto è proprio capitato nell'ambito di questo evento. Vi è stato un ritardo di 40 minuti all'arrivo degli ospiti, causato dal guasto sopraggiunto a uno dei Super Puma alla partenza. Grazie ad accorgimenti vari, siamo però riusciti a far sì che il programma dell'intera giornata non subisse sostanziali modifiche e soprattutto siamo riusciti a non tralasciare alcun scenario.

Ha qualche simpatico aneddoto da raccontarci concernente la sua attività?

Ne avrei diversi di aneddoti da raccontare, ma mi limiterò al più recente.
Non capita tutti i giorni di vedere un Presidente del Consiglio di Stato togliere dalla tasca dei pantaloni il fazzoletto e chinarsi umilmente a pulire una macchia lasciata da chi ha involontariamente camminato sul tappeto rosso prima dell'arrivo degli illustri ospiti!
Questo ha naturalmente catturato l'attenzione dei fotografi che gli hanno chiesto di ripetere l'operazione per poter fare qualche "scatto" in più...

So che nel 2005 ha portato a compimento uno degli obiettivi che si era prefissata in merito alla sua professione: organizzare un corso sull'organizzazione e sulla gestione di eventi a carattere ufficiale. Come le è nata questa idea?

L'idea è nata a seguito delle parecchie richieste che mi sono pervenute sia a livello di informazione sull'organizzazione e sulla gestione di eventi con aspetti di natura protocollare, sia a livello di collaborazione nella realizzazione e nello svolgimento degli stessi.
Ho quindi pensato di allestire una documentazione sul cerimoniale dello Stato con l'intento di proporre e organizzare un breve corso informativo all'indirizzo di persone mirate - quali i funzionari dell'Amministrazione cantonale, di Enti para-statali e di Amministrazioni comunali - che nella loro attività professionale possono essere confrontate con questa tematica.
In seguito, ho sottoposto la proposta al Cancelliere che con entusiasmo ha accettato. Per cui, assieme, abbiamo tenuto il corso. E vista l'alta rispondenza che ha avuoto, lo abbiamo riproposto anche quest'anno. 

Si ritiene quindi soddisfatta del risultato ottenuto con questa prima esperienza...

Sì, considerando che era la mia prima esperienza in tal senso e visto il gradimento dei partecipanti, non posso che ritenermi soddisfatta. 

Mi/ci tolga un'ultima curiosità. Qual è il percorso che l'ha condotta alla sua attività?

Ho imparato a svolgere questa attività, collaborando con il Cancelliere dello Stato e con i membri del Gruppo di protocollo.
Le nozioni basilari le ho apprese dal Regolamento cantonale sul protocollo, dalle pubblicazioni e dai corsi specifici. Mi sono serviti in tal senso pure i contatti con gli altri Cantoni, nonché gli spunti e le idee tratti dagli eventi ai quali ho presenziato in qualità di invitata. Inoltre, ho effettuato uno stage presso i Servizi del protocollo federale. E infine, naturalmente, l'esperienza paga.

Renata Gottardi, renata.gottardi@ti.ch, Segretariato del protocollo cantonale