Partiamo dai registri ...

... i primi furono i verbali dei battesimi. Alla fine del concilio di Trento (1545-1563) la Chiesa ordinò ai preti di registrare tutte le nascite che avvenivano nella loro parrocchia, all'inizio del Seicento estese l'obbligo anche a matrimoni e decessi.
La tenuta laica dei registri è più recente, la base legale è data dalla "Legge federale su gli atti dello stato civile e il matrimonio" del 24 dicembre 1874 che obbligava tutti i comuni svizzeri a istituire un ufficio di stato civile a partire dal 1876. In quell'anno si registrarono tutti i viventi e i dati raccolti risalgono agli ultimi anni del Settecento.

A che cosa servivano i registri?

Servivano a documentare gli eventi che identificano una persona. Il primo evento corrisponde alla nascita, nel registro oltre alla data erano attribuiti al bambino un nome, un cognome e l'indicazione della filiazione; con questo atto ufficiale si certificava l'esistenza legale e civile del nuovo nato. L'ultimo evento registrato era il decesso.
Ogni individuo esisteva o era esistito in quanto appariva e sarebbe apparso, prima o poi, in questi due registri; non tutti però trovavano posto negli altri tre registri particolari: quello dei matrimoni, quello dei riconoscimenti e quello delle legittimazioni, nel quale si iscrivevano i figli di genitori non coniugati e poi legittimati in seguito al matrimonio del padre e della madre.

Come venivano registrati i dati?

Cronologicamente nel luogo dove l'evento avveniva: un bambino nato a Giubiasco veniva iscritto nel registro delle nascite del borgo, diventato adulto si sposava a Camorino e entrava nel registro dei matrimoni di quel comune, se moriva all'ospedale San Giovanni il suo decesso veniva registrato a Bellinzona.

I dati che caratterizzavano l'esistenza di un individuo erano quindi dispersi in vari luoghi?

Esatto. Per ovviare a questo inconveniente e per centralizzare l'informazione nel 1929 venne deciso di creare un registro "collettore", tipicamente svizzero: il registro delle famiglie da tenere nel comune di attinenza, altro concetto tipicamente elvetico. Tutti gli eventi che riguardavano una persona e la sua famiglia dovevano essere registrati su un'unica scheda di famiglia; si decise inoltre di estendere le informazioni anche alle decisioni amministrative e giudiziarie, dovevano quindi essere iscritti cambiamenti di nome, di attinenza, divorzi, adozioni, disconoscimenti di paternità, cambiamenti di sesso, ecc ...

Dunque alla base c'erano i dati iscritti nei registri particolari e dovevano poi essere trascritti anche nel registro di famiglia.

Per i pluri attinenti, assai presenti in alcuni Cantoni confederati e anche in Ticino per le donne coniugate dopo l'entrata in vigore della revisione del diritto matrimoniale del 1988, l'obbligo di tenuta a giorno dei registri delle famiglie era doppia o plurima.
Le continue trascrizioni erano fonte di errori, ma non era il solo problema. La popolazione ha cominciato a spostarsi molto più che in passato, bisognava per esempio registrare matrimoni, nascite, decessi di ticinesi all'estero e simili eventi per stranieri residenti nel cantone. Sono aumentati i divorzi e le nuove unioni. La legge sulla cittadinanza, il diritto matrimoniale e quello sull'adozione hanno subito continue modifiche; è stata introdotta la legge sul diritto internazionale privato per ogni evento che ha implicazioni con l'estero e con cittadini stranieri in Svizzera. La storia giuridica e famigliare di una persona era per un certo aspetto diluita nei vari registri particolari e diventava sempre più complicato e macchinoso tenere un registro cartaceo onnicomprensivo a livello di famiglia. Gli atteggiamenti sociali sono sempre più evoluti in un ambito individualistico anziché familiare. Nuove situazioni si sono peraltro affacciate, come la legge sull'unione domestica registrata di coppie omosessuali, imponendo nuove soluzioni giuridiche.
In breve il sistema tradizionale di lavoro si dimostrava sempre più inadeguato, poco razionale e dispersivo. Occorreva creare un nuovo registro che doveva essere unico per tutta la Svizzera, i dati personali di partenza immessi una volta per tutte e visibili da tutti i professionisti dello stato civile; subitamente aggiornato (dinamico), con possibilità di inserire immediatamente tutti i cambiamenti, mantenendo la possibilità molto apprezzata, offerta dal registro delle famiglie, di visualizzare tutti i legami famigliari. In poche parole informatizzare il registro dello stato civile.

Come si è proceduto?

Si è dapprima pensato di creare una banca dati partendo dal vecchio registro delle famiglie, riproducendo su un altro formato quello che si trovava sulla carta, ma così facendo non si sarebbero sfruttate tutte le potenzialità dell'informatica.
Si è quindi proceduto a due livelli: da una parte elaborando un formulario elettronico di acquisizione dei dati personali di ogni singolo individuo, dall'altra creando tutti i collegamenti informatici necessari per stabilire automaticamente i legami famigliari verticali (ascendenti e discendenti: ... bisnonno, nonno, padre, figlio, nipote...) e orizzontali (fratelli, cugini, ...). Per ogni mutamento dello statuto personale con effetti giuridici ha quindi dovuto essere prevista un'apposita transazione, che automaticamente (in massima parte) provvede a cambiare e aggiornare la situazione della/e persona/e interessata/e. Alla fine è nato uno strumento di lavoro efficiente, dinamico e duttile: Infostar.

Concretamente come è avvenuto il collegamento a Infostar?

I cantoni e i loro uffici dello stato civile si sono progressivamente allacciati a partire dal 17 marzo 2003. In Ticino gli uffici circondariali di stato civile hanno iniziato a immettere i primi dati il 21 giugno 2004, registrando in una prima fase solo le persone viventi e continuando in parallelo a gestire i registri particolari. Dal 1. gennaio 2005 tutte le registrazioni sono effettuate solo in Infostar e i registri cartacei degli eventi sono considerati chiusi per cui gli eventi di stato civile che si producono a partire da tale data non sono più registrati in forma cartacea. In alcuni casi i registri cartacei continuano tuttavia a essere tenuti a giorno, soprattutto quando eventi di stato civile odierni, e iscritti come tali in Infostar, producono anche effetti giuridici retroattivi, imponendo adeguamenti retroattivi delle iscrizioni relative a tali persone ancora iscritte nei registri cartacei (ad esempio modifiche dei rapporti di filiazione, adozioni,...). Contemporaneamente nel nostro ufficio centrale di Bellinzona iniziavamo l'imponente lavoro di ripresa sistematica dei circa 200'000 fogli di famiglia esistenti, secondo apposite e complesse regole federali.
Una persona entra in Infostar una sola volta . Attualmente stiamo convivendo con una situazione transitoria che durerà parecchi anni ancora. Si devono perciò applicare regole diverse per l'inserimento nella banca dati informatizzata a dipendenza che si tratti di persone svizzere esistenti già prima del 1. gennaio 2005 e pertanto già registrate nel registro delle famiglie, per le quali occorre far continuare, in una sorta di passaggio lineare tra l'ultima situazione giuridica iscritta nel foglio di famiglia cartaceo e la prima situazione giuridica in Infostar, i dati di superficie; rispettivamente riprendendo dati personali da documenti stranieri per le persone che non erano iscritte nei registri svizzeri delle famiglie ed in vista dell'iscrizione di nuovi eventi di stato civile, di decisioni giudiziarie o amministrative prodottisi o emanate in Svizzera, oppure di eventi di stato civile, decisioni giudiziarie amministrative e giudiziarie prodottisi o emanate all'estero e relativi a cittadini ticinesi oppure a cittadini stranieri già iscritti in Infostar .

E dal lato risorse umane che cosa ha significato il passaggio a Infostar?

Una professionalizzazione della funzione. Mi spiego: i funzionari per riprendere e immettere dati in un'unica banca dati svizzera devono seguire tutti le stesse regole; devono inoltre stabilire giuste connessioni con i vari componenti della famiglia, uno sbaglio avrebbe ripercussioni a molti livelli, si pensi ad esempio al diritto successorio; per effettuare transazioni, nel senso di introdurre modifiche, devono conoscere non solo il diritto svizzero ma talvolta anche quelli stranieri, vista la composizione della popolazione. Faccio un esempio: per il diritto italiano, il figlio nato dopo 300 giorni dalla separazione legale dei coniugi è ritenuto solo figlio della madre, non c'è presunzione di paternità nei riguardi del marito della madre. Secondo il codice civile svizzero invece, il marito della madre è ritenuto padre legale del figlio; una modifica di questo statuto implica una pratica di annullamento del rapporto di filiazione paterna da parte del competente giudice civile. Tutto questo per dire che abbiamo dovuto formare, attraverso corsi e esami federali, un "nuovo" funzionario dello stato civile: competente tecnicamente, con conoscenze approfondite di alcuni campi del diritto, pronto a confrontarsi con nuove problematiche.

Si possono già immaginare gli sviluppi futuri?

Si sta pensando di realizzare una piattaforma di comunicazione, attraverso la quale gli uffici interessati (controllo abitanti, stranieri, avs, assistenza ... ) possono essere aggiornati in automatico. Un'unica registrazione di base alla quale gli autorizzati possono attingere con un ulteriore notevole risparmio di tempo e di denaro. E' stato stimato che l'introduzione di Infostar produce in Svizzera un risparmio annuo di circa 10 milioni.

Chi può accedere a Infostar?

È garantita la protezione della personalità e dei diritti fondamentali delle persone i cui dati sono elaborati in Infostar, quindi l'accesso è limitato ai soli ufficiali di stato civile, che sono tenuti al segreto professionale anche dopo la fine della loro funzione. Solo alcune autorità federali possono, in casi eccezionali, consultare settori di Infostar, ma non la banca dati nella sua completezza.
Per i cittadini che hanno bisogno dei loro documenti ufficiali (atto di nascita, matrimonio, ...) non è cambiato niente, li possono richiedere all'ufficio circondariale di stato civile.