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Autori: Remo Chiesa
Data: 10 gennaio 2012

Il progetto doterà tutte le Scuole cantonali e comunali nonché i servizi centrali di un'applicazione per la gestione degli allievi.

GAS - GAGI: una prima a livello svizzero per l'amministrazione scolastica

L'applicativo GAS-GAGI è una fonte importante per le scuole e i corrispondenti uffici centrali. Le informazioni gestite e rese disponibili dall'applicativo spaziano dall'iscrizione alla scuola dell'infanzia fino agli esami finali degli studi superiori (Scuole medio superiori o Scuole professionali specializzate). Un archivio elettronico degli allievi che permette maggiore flessibilità e sicurezza nell'accesso ai dati e una accresciuta privacy

Fasi di realizzazione del progetto
Il progetto "Amministrazione 2000", fra i 18 progetti che avevano l'intento di rivedere l'Amministrazione cantonale da un punto di vista organizzativo e strutturale, ne ha inserito uno che voleva perseguire l'obiettivo di dotare le scuole del cantone di soluzioni software amministrative centralizzate, gestendo tre settori: docenti, allievi e istituti.

Nel 2002 la parte relativa ai docenti è stata coperta con lo sviluppo dell'applicazione di gestione dei docenti (GAS-Gestione Docenti).
Dopo che negli anni 2003-2004 fu effettuata una consultazione, con l'obiettivo di realizzare uno studio di fattibilità comprensivo di un sondaggio delle esigenze dei diversi settori scolastici; nel 2005 è stato aperto un bando di concorso al quale hanno partecipato tre aziende.
Nella valutazione delle soluzioni, Equinoxe MIS (uno spin-off del Politecnico di Losanna), grazie ad un software estremamente flessibile (chiamato IS-Academia ed in uso già da alcuni anni in diverse scuole univeristarie della Svizzera romanda), ha destato particolare interesse. Nel 2006/07 il Consiglio di Stato prima, e il Gran Consiglio poi, hanno deliberato a favore di IS-Academia.

In settembre 2007 ha quindi avuto inizio la parametrizzazione del software e gli sviluppi delle funzionalità aggiuntive atte a rendere l'applicazione compatibile alle esigenze delle scuole ticinesi e dei servizi centrali.
IS-Academia era infatti, fino a quel momento, un'applicazione usata in un contesto accademico e quindi fortemente diverso dalla nostra realtà.

A fine anno scolastico 2010/11 l'applicativo era utilizzato con successo nei seguenti settori:
- Scuole medie;
- Scuole medie superiori;
- Scuole speciali;
- Scuole professionali pilota (CAM Bellinzona, SSSCI, CP Bellinzona, SPSE Tenero);
- Scuole comunali pilota (Acquarossa, Cugnasco, Lugano Collina, Lugano Monte Bre);
- Uffici scolastici della Divisione della scuola (DS);
- Uffici regionali dell'orientamento scolastico e professionale;
- Uffici centrali della Divisione della formazione professionale (DFP).

Per l'anno scolastico 2011/12 l'applicativo viene consegnato in modo produttivo a:
- Scuole comunali e ispettorati dei circondari II, IV, VII, IX
- Servizio del sostegno pedagogico per le Scuole comunali
- gestione degli stages per il settore socio-sanitario
- alcune Scuole professionali

Infine entro l'anno scolastico 2012/13 è prevista l'ultimazione della copertura con la messa in produzione di:
- Scuole comunali e ispettorati dei circondari I, III, V, VI, VIII
- Scuole professionali mancanti
- Uffici centrali ancora scoperti

L'applicazione sarà implementata in modo produttivo in tutte le scuole del Cantone entro il mese di settembre del 2013, e coinvolgerà per l'80% gli allievi e gli istituti appartenenti ai settori della Divisione della scuola e per il 20% quelli del settore della Divisione della formazione professionale.

Obiettivi del progetto
Gli obiettivi del progetto sono molteplici e di carattere diverso: funzionale, tecnico e amministrativo. Essi possono essere riassunti nel seguente modo:
- fornire una soluzione uniforme per tutti gli ordini scolastici del Cantone ed i rispettivi servizi centrali del Dipartimento dell'educazione, della cultura e dello sport (DECS);
- automatizzare il più possibile l'interscambio di dati con i servizi centrali e fra i vari istituti;
- centralizzare i dati permettendo un maggior controllo di accesso e incrementando la privacy;
- dotarsi di un'applicazione che sia in grado di comunicare con l'attuale banca dati di gestione dei docenti;
- sostituire vecchi applicativi "host" e "stand-alone", oramai obsoleti.

Dimensioni del progetto, alcuni numeri
Alcuni dati illustrano in modo eloquente -molto più delle parole- e aiutano a comprendere la portata del progetto, che gestisce e integra:
1 applicazione
6 Scuole medie superiori
12 Uffici centrali
27 Scuole professionali
35 Scuole medie
ca. 160 Scuole comunali
ca. 5'500 docenti
ca. 6'000 aziende formatrici
ca. 7'000 maestri di tirocinio
ca. 54'000 allievi

A conferma della portata del progetto oltre alle cifre sopraelencate va aggiunto che il GAS-GAGI sarà una prima in Svizzera, sia in termini di copertura dei settori scolastici che di utenza.
Non a caso diverse delegazioni di altri Cantoni hanno varcato le Alpi verso sud in cerca di soluzioni simili.

Il centro di competenze GAS-GAGI
Parallelamente (per le fasi del progetto che entrano in uno stato di produttività) esiste il centro di competenze GAS-GAGI che ha come compito quello di assicurare il buon funzionamento dell'applicativo in stretta collaborazione con gli Uffici dell'insegnamento, la Divisione della formazione professionale e le varie Direzioni scolastiche.

Esso è parte integrante dell'Ufficio del monitoraggio e dello sviluppo scolastico della Divisione della scuola con sede a Bellinzona.

Il centro di competenze ha le seguenti responsabilità:
- supporto all'utenza;
- formazione di base e formazione continua;
- controllo dei dati e statistiche;
- parametrizzazioni secondo le nuove esigenze (riforme scolastiche, ecc..);
- raccolta delle nuove esigenze dell'utenza;
- controllo dei flussi di dati fra i vari istituti ed i servizi centrali;
- coordinamento degli sviluppi con la ditta fornitrice del software (Equinoxe MIS).

I dati contenuti in GAS-GAGI, oltre a costituire un'importante fonte d'informazione che permette una migliore gestione degli istituti scolastici, consentono la produzione in modo elettronico e centralizzato delle statistiche e dei censimenti annuali, che fino a oggi avveniva con la raccolta in forma cartacea dei dati, presso i singoli istituti scolastici.

Alcuni dettagli tecnici per gli appassionati di informatica
L' IT dell'applicazione è di competenza del Centro sistemi informativi a Bellinzona ed è pertanto nella rete dell'Amministrazione cantonale. Il sito è comunque accessibile da qualunque computer con accesso a Internet a banda larga (con dovute restrizioni geografiche); questo aspetto rappresenta la grossa qualificante novità per l'utenza e permette una flessibilità che solo il lavoro su una piattaforma online è in grado di offrire.

La flessibilità di accesso non deve comunque essere interpretata come una mancanza di sicurezza; infatti, tutto il traffico di rete generato dall'applicazione è criptato (protocollo https).
I dati sono allocati su servers di database Oracle e l'applicazione Web, scritta interamente in linguaggio PL/SQL, si trova su un Application Server Oracle, che genera a sua volta dei portali in HTML e JavaScript.

L'applicazione è "platform indipendent" e "cross-browser" (indipendente dal sistema operativo e dal navigatore utilizzato), ed è composta da diversi portali, che rispecchiano le funzionalità necessarie ai vari tipi di utenza (servizi centrali, docenti, docenti di classe, segretariato, direttori, capi servizio, ecc).