N1 - 2026
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L’armadio che non si svuotava mai
Marco Vassena, capo progetto e responsabile dell’Ufficio registrazioni e sistemi della Sezione delle finanze, ci racconta come il Cantone è riuscito a trattare in forma digitale oltre 200 mila fatture e a rivoluzionare l’attività di decine di colleghi
Autori: Mattia Bertoldi
Autori foto: Elizabeth La Rosa
Data: 14 aprile 2026
È un armadio di ferro largo circa tre metri e alto 150 centimetri. Per ogni scomparto c’è un’etichetta colorata che indica il centro di costo di riferimento (237, 442, 851...) e poco altro. Qui, fino a qualche mese fa, venivano depositate le fatture che parte dei servizi del Cantone trasmettevano in forma cartacea affinché venissero contabilizzate e pagate.
«A volte faccio fatica a credere che siamo riusciti a trattare digitalmente così tanti documenti» afferma Marco Vassena, capoufficio registrazioni e sistemi, mentre osserva le mensole vuote. «Solo qualche anno fa questo armadio ci dava l'idea approssimativa di quanto lavoro fosse “in coda”. Una situazione poco ottimale quando si trattava di pianificare il lavoro o le vacanze, ma anche per gestire le scadenze e il piano della liquidità. Oggi ci bastano invece pochi clic per avere il pieno controllo della situazione e per stabilire le priorità».
All'inizio di gennaio 2026, il Cantone Ticino ha superato quota 200 mila fatture digitalizzate che, se impilate una sopra l'altra, costituiscono una torre alta 20 metri. Com'è nato questo progetto?
«È un progetto voluto e portato avanti dalla Sezione delle finanze sin dal 2020 che, come tutti i progetti di digitalizzazione ha richiesto una fase di pianificazione e analisi, una di revisione dei processi, una di integrazione delle tecnologie e una di gestione del cambiamento. Penso che sia stato fondamentale avere il Centro sistemi informativi (CSI) come unità amministrativa pilota, che ha iniziato a sperimentare l'applicativo informatico “Opentext VIM (Vendor Invoice Management)", già in uso in diversi Cantoni svizzeri. Grazie a una serie di procedure consolidate e ottimizzate (le cosiddette “buone pratiche”) e alle sue capacità di apprendimento (il cosiddetto machine learning), questo programma si è rivelato fondamentale per la gestione delle proposte di pagamento in formato digitale – principalmente, fatture inviate da oltre 8'000 fornitori all'Amministrazione cantonale».
Il sistema impara quindi dalle correzioni e dalle indicazioni inserite dai funzionari dell’Amministrazione cantonale.
«È così. Grazie a questa tecnologia, il software è in grado di distinguere i fornitori e di riconoscere in maniera semi-automatica i principali dati presenti sulle fatture. Pre-compila così buona parte delle voci della fattura come data del documento, numero di riferimento, importo da pagare e numero di conto bancario. I codificatori hanno il compito di verificare tali dati e di completarli con quelli contabili. In precedenza, il flusso cartaceo – pur sfruttando dei lettori ottici – prevedeva un maggior onere per l’inserimento dati e ciò poteva portare a errori del tutto naturali, considerati i volumi trattati (ca. 120'000 fatture ogni anno). Fino a qualche anno fa, inoltre, dovevamo stampare una pagina riassuntiva che accompagnasse la fattura nelle attività successive come quelle di verifica, scansione e messa in pagamento.»
Com'è proseguito il progetto pilota?
«Nel 2022 anche la Sezione della logistica ha adottato il sistema, divenendo la seconda unità amministrativa del progetto pilota. In seguito, abbiamo potuto estendere il progetto coinvolgendo altri servizi dell'Amministrazione cantonale e offrendo procedure operative standard condivise con i rispettivi Dipartimenti. La fase pilota – ricca di adattamenti e continui miglioramenti – si è conclusa nell’aprile del 2024 e ha portato a una procedura di gestione delle fatture dei fornitori sempre più efficiente.»
In che modo?
«Da un lato abbiamo guadagnato tempo grazie all'eliminazione del passaggio di documenti tra uffici; oggi le fatture standard vengano spesso evase in mezza giornata, mentre prima solo la trasmissione per posta richiedeva almeno un giorno. L’eliminazione dei tempi tecnici è quindi fra i principali benefici del flusso digitale. Dall'altro lato, abbiamo migliorato nettamente la tracciabilità delle proposte di pagamento. I benefici sono ovvi, ma non scontati: se prima le fatture cartacee passavano da un tavolo all'altro aumentando il rischio che qualcuna si perdesse per strada, oggi questo non capita più. Grazie ai flussi di lavoro digitali stabiliamo quindi il percorso della fattura sulla base di criteri pre-configurati (centro di costo, importo, tipo di documento) e sottoponiamo ai responsabili i documenti che loro competono secondo una sequenza prestabilita.»
Un nuovo assetto che vi dà anche maggiori strumenti per prevedere che cosa succederà domani…
«Esatto. Dato che il sistema ci permette di sapere in ogni momento a che punto si trovano le fatture, possiamo anche individuare eventuali situazioni contingenti – per esempio, periodi di congestione dovuti al gran numero di pagamenti da eseguire. Il nuovo sistema ha così agevolato anche la pianificazione della liquidità: prima ci trovavamo di fronte a plichi di fatture cartacee e relativi allegati ed era difficile stimare se l’importo richiesto per saldarle ammontasse a migliaia o milioni di franchi, dato che nei nostri uffici vengono evase fatture di ogni tipo – dal pagamento di un libro da 15 franchi destinato a una scuola a contributi a enti per alcuni milioni di franchi. Ora, invece, abbiamo una visione più precisa della situazione.»
Quante fatture destinate al Cantone vengono evase oggi in maniera digitale, rispetto al totale?
«Oggi possiamo affermare, con un certo orgoglio, che oltre la metà del volume delle fatture ricevute dall'Amministrazione cantonale viene gestita in maniera digitale – e parliamo di circa 60 mila fatture all'anno. Per rendere ancora più semplice il sistema e avvicinarci alle esigenze dei servizi che trasmettono fatture alla Sezione delle finanze, abbiamo sviluppato in pochi mesi un portale web (molto apprezzato) che si basa sulla firma elettronica interna e facilita l'approvazione, la trasmissione e il monitoraggio di ogni singolo documento, oltre a offrire informazioni sulle spese sostenute. È stato decisivo il sostegno da parte del Cancelliere Arnoldo Coduri e del Gruppo di Coordinamento Interdipartimentale ristretto che, coerentemente alla Strategia per la trasformazione digitale del Cantone Ticino, ha sostenuto lo sviluppo di una procedura digitale “omnicompresiva”. A loro, quindi, va rivolto un grande “grazie”.»
Quanti benefici ci sono stati in termini di risorse?
«Parecchi. Le fatture ci vengono trasmesse in PDF, quindi in formato digitale, e non è più prevista nemmeno la stampa del resoconto della registrazione con codice a barre; il risparmio è quindi stato di almeno 200 mila fogli A4, a vantaggio della sostenibilità ambientale. Le fatture nel flusso cartaceo, inoltre, venivano corredate di dati contabili scritti a mano o con dei timbri e alcune calligrafie potevano indurre in errore chi ricopiava i dati a computer. Seppur pratica, tale soluzione è stata sostituita dalla compilazione digitale. L'adozione di questi nuovi strumenti e l’incremento della qualità dei giustificativi ci ha inoltre permesso di rivedere le norme d'archiviazione: se prima le fatture cartacee dovevano essere conservate per 3 anni, dal 30 agosto 2024 sono state introdotte nuove regole – in linea con quelle di altri cantoni – che abbassano tale limite a 12 mesi. Anche i tempi di conservazione digitale dei giustificativi in PDF è passata da 30 a 10 anni. Di conseguenza, abbiamo ridotto la necessità di spazi fisici e digitali consacrati alle fatture evase. Ovviamente il guadagno di spazio reale è quello che colpisce di più, come ti dimostra quell'altro armadio (quasi) vuoto.»
Marco Vassena mi mostra un altro mobile, sul cui fondo vi sono alcuni scatoloni colmi di graffette di metallo. Non ho una bilancia con me, ma peseranno almeno dieci chili l'uno.
«Fino a poco tempo fa, ricevevamo giornalmente centinaia di buste e graffette. Oggi sono ormai inutilizzate.»
Questa svolta digitale è apprezzata dai fornitori esterni che hanno la facoltà di inviare le proprie fatture all'Amministrazione cantonale?
«Certo, questo cambiamento rappresenta un beneficio concreto anche per loro perché possono trasmetterci le fatture in PDF, risparmiare le spese postali e ricevere i pagamenti entro la scadenza.»
Non tutte le aziende, però, inviano le fatture in formato elettronico…
«È vero, e chi rimane fedele alla carta può inviare la fattura cartacea che viene subito digitalizzata dal servizio al quale è destinata. Nella primavera 2025, tuttavia, avevamo stimato che la Sezione della logistica riceveva circa 24 mila fatture ogni anno e il 90% di queste veniva inviata per posta elettronica. Abbiamo inoltre notato che quando i fornitori scoprono la possibilità di inviare il tutto in PDF, lo fanno senza problemi.»
Come hanno vissuto questo cambiamento i suoi dipendenti e quelli presenti negli altri uffici che si occupano di trattare e saldare le fatture?
«Ovviamente ognuno di noi ha avuto bisogno del giusto tempo per adattarsi a questo nuovo flusso di lavoro, ma ora sono tutti contenti della soluzione adottata. Ci tengo a ringraziare tutte le collaboratrici e i collaboratori della nostra Sezione e delle altre unità amministrative che hanno permesso il raggiungimento di questi importanti traguardi. Un particolare grazie lo voglio rivolgere al team di progetto, al gruppo di una decina di utenti chiave e agli uffici che si sono messi a disposizione per la fase pilota che è stata quella più impegnativa. Grazie al loro impegno, oggi, abbiamo una soluzione performante.»
Chi sono gli “utenti chiave”?
«Per gestire questa soluzione – che è in continua evoluzione – e per costruire una solida base di conoscenza condivisa, abbiamo costituito una comunità di esperti di VIM identificando una decina di utenti chiave. Il gruppo di progetto li ha coinvolti sin dall’inizio e vi è stata ampia condivisione di informazioni e esperienze. La loro partecipazione attiva all’ottimizzazione delle soluzioni e alle attività di test ci ha dato la possibilità di garantire un supporto capillare e formare nuovi utenti. Il nostro direttore, il Consigliere di Stato, Christian Vitta, lo ha ben sottolineato a marzo del 2025 alla presentazione dei messaggi relativi la “trasformazione digitale”: “È necessario pensare alla digitalizzazione come a un cantiere permanente, visto il contesto tecnologico che cambia costantemente sotto i nostri occhi e l’avanzare di nuove tecnologie, come l’intelligenza artificiale”.»
La trasformazione digitale ha rivoluzionato la vostra routine lavorativa?
«Certo, e un importante beneficio dal mio punto di vista è stato quello di far evolvere le attività di coloro che sono coinvolti nel flusso, riducendo le attività più ripetitive. Grazie alla ricezione di fatture digitali si sono ridotte le attività di scansione, di invio e di archiviazione. Anche il controllo delle firme è divenuto superfluo, perché è il sistema a gestire le competenze. Il tempo guadagnato ci permette di gestire i volumi in aumento e dedicarci ad attività a maggiore valore aggiunto, come quelle di verifica.»
La dimensione digitale ha facilitato anche il telelavoro?
«Certamente. Prima non era possibile poter lavorare da casa perché l'evasione delle fatture richiedeva di essere presenti. Oggi invece è più facile compiere il proprio dovere in telelavoro e anche le sostituzioni sono più semplici da pianificare e gestire perché il sistema è flessibile.»
E i servizi dell'Amministrazione cantonale, come l'hanno presa?
«Abituarsi a un nuovo sistema non è scontato. Abbiamo previsto due soluzioni: una procedura per servizi con volumi significativi di diverse migliaia di fatture che possono trattare in autonomia e un’altra procedura per i molti servizi con volumi di fatture ridotti che utilizzano il portale web. Per i primi abbiamo organizzato corsi di formazione in aula; per gli altri abbiamo messo a disposizione manuali e dei videotutorial prodotti in collaborazione con il Servizio dell'informazione e della comunicazione del Consiglio di Stato. Il nostro programma prevede la conclusione della distribuzione dello strumento per l’estate 2026. Il nostro obiettivo è quindi quello di non avere più fatture cartacee che circolano e vengono spedite tra gli uffici dell'AC, così da garantire pagamenti ancor più rapidi e precisi. E questo, grazie alla digitalizzazione.»
