Nel 1975, il Consiglio di Stato diede avvio a un insieme coordinato di misure per migliorare l'informazione all'interno dell'Amministrazione cantonale. Nell'aprile del 1976 fu concretizzata un'importante iniziativa, il cui obiettivo immediato era d'informare sul complesso dei rapporti tra Stato e dipendenti e su quanto aveva per protagonista il personale. Stiamo parlando di "Trasparenza", il giornale interno dell'Amministrazione cantonale. Nel 2000, "Trasparenza" cedette il posto alla rivista "Amministrazione 2000", pubblicata con frequenza trimestrale su carta e in Internet, il cui scopo era prevalentemente di rendere conto sui progetti di A2000. Nel dicembre 2004, a seguito della conclusione del cantiere A2000, uscì l'ultimo numero della relativa rivista. Sempre nel dicembre del 2004, con risoluzione n. 5990, il Consiglio di Stato approvò una nuova forma di rivista aziendale pubblicata sul web e ne affidò la composizione della struttura redazionale alla Cancelleria dello Stato.

Qual è il ruolo della comunicazione all'interno di un'Amministrazione pubblica e quali sono gli obiettivi da raggiungere per garantirla?

Va intanto premesso che a norma dell'art. 56 della Costituzione cantonale ogni autorità è tenuta a informare adeguatamente sulla propria attività. L'art. 3 cpv. 4 del regolamento sull'organizzazione del Consiglio di Stato e dell'Amministrazione stabilisce che il Consiglio di Stato assicura l'informazione interna. Il medesimo regolamento al suo art. 24 lett. h affida al Cancelliere dello Stato il compito di assicurare il coordinamento dell'informazione interna tra il Consiglio di Stato e i Dipartimenti.

A prescindere dai vincoli normativi predetti, il ruolo, la funzione, l'organizzazione e la struttura dell'Amministrazione cantonale esigono una comunicazione interna e forme appropriate per attuarla in modo adeguato. Appare infatti sempre più indispensabile e determinante il coinvolgimento delle collaboratrici e dei collaboratori. L'esperienza anche recente mi ha insegnato a non sottovalutare questa necessità, per evitare indiscrezioni, interferenze, fraintendimenti ecc.

Le moderne tecnologie favoriscono senza dubbio la comunicazione. Si tratta, riconosciutane la necessità, di stabilire le modalità adattate al tipo di informazione da trasmettere, ai destinatari, nonché alle circostanze di tempo e di luogo, considerando attentamente aspetti di rilievo non indifferente quali il segreto d'ufficio e la protezione dei dati personali che valgono pure nell'ambito della comunicazione interna.

Accanto ai supporti tecnici è essenziale disporre di personale che professionalmente collabori e aiuti il Consiglio di Stato e i quadri dirigenti, una volta stabilito su che cosa informare, come trasmettere l'informazione, distinguendo tra la semplice notizia, la comunicazione di servizio e la direttiva. In quest'ottica, per esempio, presso le Direzioni dipartimentali sono stati assunti collaboratrici e collaboratori con formazione e/o esperienza nel settore del giornalismo e della comunicazione. Non va infatti dimenticato che l'Amministrazione pubblica risponde ai principi di legalità e di organizzazione gerarchica, cui la comunicazione deve attenersi. Ecco perché la forma, il contenuto e il mezzo - cartaceo o elettronico - della comunicazione si rivelano importanti.
L'Amministrazione cantonale sta seguendo questi indirizzi, che diverranno imperativi con l'adozione della legge sull'informazione, in fase di preparazione, nonché con l'introduzione del principio di trasparenza e di accesso agli atti amministrativi.

Oltre a quelle citate, quali sono le principali riforme introdotte dal Governo per migliorare la comunicazione aziendale?

Il Consiglio di Stato in applicazione delle norme precitate ha aggiornato il 20 agosto 2002 le direttive sull'informazione, che si riferiscono soprattutto all'informazione verso l'esterno, ma che inevitabilmente interessano pure il processo formativo della decisione e della sua comunicazione interna. Esso ha inoltre diramato alcune raccomandazioni il 3 giugno 2003 sulle modalità di comunicazione delle sue decisioni.

Al miglioramento della comunicazione aziendale ha contribuito soprattutto lo sviluppo dei progetti Internet e Intranet, promossi nell'ambito del cantiere A2000 di riforma dell'Amministrazione. A questo proposito vale la pena di richiamare i suggerimenti indicati dal rapporto finale della società incaricata di effettuare un'analisi completa dell'Amministrazione cantonale, che su questi temi alle pp. 79-80 così si esprimeva: «Relativamente all'informazione e alla comunicazione interna, le tecnologie attualmente disponibili sul mercato, a costi non particolarmente elevati e oramai largamente in uso presso organizzazioni complesse come l'Amministrazione cantonale, permetterebbero uno scambio più economico, affidabile e rapido dell'enorme volume di informazioni e documenti che deve necessariamente circolare all'interno dell'Amministrazione».
L'Intranet dovrà diventare lo strumento attraverso il quale aumentare la comunicazione interna, dovrà consentire l'accesso a dati e informazioni comuni superando i limiti di Internet (relativi alla difficoltà di reperire informazioni rilevanti perdendosi nei meandri dei dati disponibili) e consentendo la circolazione della "conoscenza" esso dovrà inoltre facilitare l'acquisizione e il miglioramento delle "competenze".

È quanto si è realizzato affidando alla Cancelleria dello Stato, tramite l'Ufficio della comunicazione elettronica, con la collaborazione tecnica del Centro sistemi informativi (CSI) e dei responsabili web dei Dipartimenti, la gestione e il coordinamento di Internet e Intranet, seguendo gli indirizzi sopra descritti.

Che cosa ha portato il Governo a optare per una nuova forma di rivista aziendale pubblicata sul web?

Come altrove, anche nell'Amministrazione cantonale si era a suo tempo ritenuto necessario disporre di uno strumento che curasse in particolar modo le relazioni interpersonali tra le collaboratrici e i collaboratori, raggiungendoli periodicamente con una rivista che promuovesse lo spirito di identificazione con l'Azienda Stato, migliorasse le conoscenze sulle attività dei diversi servizi e facilitasse la collaborazione e i contatti tra i funzionari, senza perder di vista un'informazione su aspetti di interesse generale attraverso interviste e contributi di approfondimento su temi di attualità.

È quanto ha inteso proporre nel corso degli anni "Trasparenza". La decisione di concludere quell'esperienza ha favorito il prolificare di riviste e di periodici settoriali accanto alla rivista "Amministrazione 2000", che aveva l'obiettivo prioritario di promuovere, sensibilizzare e accompagnare la riforma dell'Amministrazione cantonale. Quella diffusione selvaggia e incontrollata era comunque la testimonianza che la comunicazione aziendale interna necessitasse anche di quello spazio informativo.

Le contingenze finanziarie sfavorevoli, la necessità di evitare l'eccessiva diversificazione o di ovviare alla stessa, con conseguenze sia di costi sia di risorse umane impiegate, hanno convinto il Consiglio di Stato a ipotizzare alternative più economiche, razionali ed efficienti nell'ambito del riesame dei compiti dello Stato. Ed è il compito affidato alla Cancelleria dello Stato nell'ambito della comunicazione interna. La soluzione, fatta propria dal Governo, sta appunto nel realizzare una rivista aziendale composta da un giornale elettronico con un sistema adattabile alle altre riviste cartacee interne esistenti.

Inizialmente, a titolo sperimentale, la rivista elettronica troverà spazio in Intranet, il che significa precluderne l'accesso a determinati servizi, nonché agli ex dipendenti dell'Amministrazione cantonale. Come vede una sua eventuale espansione al pubblico Internet?

Ritengo si tratti di un percorso ineluttabile. Occorrerà, acquisite la necessaria esperienza e competenza, adattare il sistema in modo da trasferire semplicemente le comunicazioni "esportabili" di interesse per il cittadino e per l'utente.