La trasmissione di dati è condizionata dalla sottoscrizione di una convenzione sulla protezione dei dati. La convenzione è disciplinata nel dettaglio dal regolamento d’esecuzione della LPDP. Sono esenti da tale condizione le trasmissioni di dati che avvengono in virtù di un obbligo legale alla trasmissione di dati (vale a dire che sono fondate su una base legale imperativa), oppure in virtù del consenso libero e informato della persona interessata. La norma si applica quindi alle trasmissioni fondate su basi legali potestative (ad esempio, le norme concernenti la trasmissione per elaborazioni senza riferimento a persone specifiche), oppure a quelle che avvengono in seguito a comprovate necessità dell’organo richiedente per l’adempimento dei suoi compiti legali.

A lato trovate una serie di convenzioni tipo, elaborate dall'Incaricato e adattabili alle circostanze concrete di una determinata trasmissione di dati.