Il catalogo dei fondi dell'Archivio di Stato recensisce tutti i fondi documentari depositati presso l'istituto e riordinati. Essi sono stati inseriti in una struttura ad albero definita dalla tipologia del soggetto produttore e organizzata gerarchicamente:

• I fondi degli organi pubblici (istituzioni, amministrazione, enti locali, ecc.), riuniti nella categoria Fondi dell'Amministrazione pubblica, sono raggruppati secondo criteri analoghi a quelli dell'organizzazione dello Stato. Questa categoria comprende anche i fondi detti "storici", che fanno riferimento al periodo anteriore alla costituzione del Cantone Ticino.
• Nella categoria Fondi privati sono elencati gli archivi di singole persone oppure di famiglie.
• La categoria Fondi di altri enti comprende gli archivi prodotti da associazioni, fondazioni, imprese e partiti.
• Con Collezioni si intendono quei corpus documentari composti in base a considerazioni tematiche o di supporto, indipendentemente da un soggetto produttore e secondo criteri diversi rispetto a quelli di costituzione di un archivio.

Per ogni fondo archivistico è stata compilata una scheda descrittiva conforme alle norme di archiviazione ISAD(G), la quale segnala all'utente le principali caratteristiche del fondo (dimensioni, periodo, supporto, ordinamento) nonché i suoi specifici punti di interesse. La consultazione degli inventari dei fondi (sia cartacei sia informatici) è da effettuarsi presso l'istituto.

L'accesso alle informazioni può avvenire attraverso due diversi tipi di ricerca:

1. Ricerca libera: permette di cercare una parola o un'espressione in tutti i campi disponibili. Selezionando l'opzione di ricerca avanzata "Ricerca libera nei file collegati" è possibile estendere la ricerca ai termini presenti negli inventari in formato PDF dei fondi archivistici.
2. Ricerca per campi: permette di cercare una parola o un'espressione nei campi principali del catalogo (titolo, contenuto, soggetto produttore, luogo, segnatura).
3. Ricerca nella mappa dell'archivio: permette di navigare nella struttura ad albero dell'archivio, dai livelli gerarchicamente superiori alle descrizioni dei fondi archivistici, fino al singolo fascicolo o documento (se inventariato).

• Consultabilità: possibilità di far uso del materiale documentario di un fondo secondo regole e condizioni prestabilite.
• Complesso di archivi: aggregazione di fondi prodotti da enti diversi.
• Criteri di ordinamento: insieme delle operazioni intellettuali di analisi e di organizzazione della documentazione archivistica.
• Data: estremi cronologici riferiti alla produzione della documentazione.
• Descrizione dei contenuti: enumerazione ed elaborazione degli aspetti significativi di un'unità archivistica.
• Fondo: insieme della documentazione organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze.
• ISAD(G): norme internazionali di descrizione archivistica adottate dal Consiglio Internazionale degli Archivi.
• Livello di descrizione: posizione dell'unità archivistica descritta all'interno della struttura gerarchica del fondo.
• Luogo: luogo di origine, di residenza o di attività del soggetto produttore.
• Sezione: suddivisione di un fondo documentario secondo i parametri amministrativi dell'organo produttore oppure in base a criteri geografici, cronologici, funzionali o di simile natura.
• Soggetto produttore: organismo o persona che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale.
• Strumenti di ricerca: termine generico per indicare ogni descrizione o mezzo di corredo dell'unità archivistica.
• Unità di conservazione: indicazione concernente la forma di conservazione e l'importanza quantitativa di un fondo.
• Unità archivistica: documento o insieme di documenti considerati come un'entità unica e, in quanto tali, oggetto di una singola descrizione.