Il servizio produttore sottopone all'Archivio di Stato i propri documenti per una valutazione del loro valore archivistico, compilando e inviando l'apposito modulo.

I documenti devono essere in condizioni adeguate per l'archiviazione definitiva, ordinati secondo un sistema di classificazione razionale e corredati da un inventario.

L'Archivio di Stato conduce un sopralluogo alla presenza del responsabile della gestione e della conservazione dei documenti.

La determinazione del valore archivistico dei documenti considera gli eventuali vincoli giuridici e amministrativi (indicati dal servizio produttore) e si basa sull'esame della loro importanza dal profilo politico, economico, sociale e culturale.

I documenti cui non è stato riconosciuto un valore archivistico vengono distrutti per cura del servizio produttore.

Il servizio produttore concorda con l'Archivio di Stato le modalità di trasferimento dei documenti a cui è stato riconosciuto un valore archivistico.

Il servizio produttore predispone i documenti in vista della conservazione a lungo termine:

• documenti cartacei: eventuale sostituzione di scatole e cartelle, etichettatura e numerazione delle stesse, eliminazione di plastica e metalli.
• documenti digitali: trasmissione dei dati in formati adatti alla conservazione a lungo termine.

Il servizio produttore consegna all'Archivio di Stato l'inventario dei documenti, che comprenda almeno i seguenti elementi:

• Indicazione del sistema di classificazione (con segnatura).
• Descrizione dei contenuti.
• Estremi cronologici.
• Informazioni sulla presenza di dati personali.
• Termine di conservazione.

Il servizio produttore provvede al trasferimento dei documenti all'Archivio di Stato.