È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

Le persone fisiche che gestiscono un’impresa in forma commerciale e che conseguono un introito lordo annuo pari ad almeno Fr. 100'000.00 (cifra d’affari), hanno l’obbligo di far iscrivere la loro ditta individuale nel registro di commercio. Le persone fisiche che gestiscono un'impresa, ma che non adempiono le condizioni sopra indicate, hanno comunque il diritto di far iscrivere la loro ditta individuale.

Il numero IDI ha lo scopo di identificare in maniera univoca le imprese; qualora sia già stato attribuito è necessario indicarlo nella notificazione (per consultare il registro IDI www.uid.admin.ch).

Entro i limiti posti dalla legge, è possibile scegliere liberamente la ditta (nome di fantasia), a condizione che in essa sia contenuto il cognome del titolare. Il cognome non può essere modificato e deve corrispondere esattamente a quello indicato sul documento d’identità ufficiale. Se la ditta contiene eventuali altri cognomi (o indicazioni percepite come tali), è necessario poter dedurre inequivocabilmente il cognome del titolare. La ditta non può inoltre contenere elementi che si riferiscono ad un rapporto societario o che rinviano ad altre forme giuridiche (Istruzioni e direttiva UFRC). Ad esempio: “Caseificio di Rossi G.”; "Caseificio buongustaio di Bianchi Giovanni” “Automobili Ferrari, titolare: Marco Bernasconi”, “I vostri partner per l’architettura, titolare Bernasconi”.

Lo scopo deve essere conciso e formulato in modo tale da permettere ai terzi di identificare chiaramente l’attività svolta. Lo scopo non può contenere riferimenti tipici di una società, come ad es. la possibilità di fusioni con altre imprese o di scissioni, oppure termini quali “società”, “societario” o “assemblea”. Lo scopo può tuttavia includere la costituzione di succursali, l’acquisto di partecipazioni in altre società e la detenzione di beni immobili. Dato che i terzi non devono essere tratti in inganno rispetto al campo d’attività della ditta, è necessario che lo scopo sia in relazione con l’eventuale indicazione di un’attività commerciale contenuta nella ditta. Con riferimento agli esempi precedenti:  “La produzione e vendita di prodotti caseari e generi alimentari affini.”; “La vendita di automobili.”; “La gestione di uno studio di architettura.”

Come sede deve essere notificato il comune politico (elenco dei Comuni) all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: se l’impresa è esercitata a Giubiasco (che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona) quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del comune politico della sede deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo presso il quale la ditta è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il domicilio legale corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una mera cassetta delle lettere o una casella postale non sono sufficienti. Ad esempio: BUONGUSTAIO ditta, sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

Se la ditta non dispone di un domicilio legale proprio, ovvero non è proprietaria di un immobile o detentrice di un contratto di locazione a proprio nome, nell’iscrizione deve figurare presso chi si trova il domicilio legale (indirizzo c/o). Possono fungere da domiciliatario unicamente persone fisiche, persone giuridiche e società in nome collettivo o in accomandita. In questo caso è necessario allegare alla notificazione una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla società un domicilio legale presso di sé (dichiarazione di domiciliazione). Ad esempio: BUONGUSTAIO ditta, c/o Bianchi SA, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

In aggiunta al domicilio legale, se richiesto, possono essere iscritti anche altri indirizzi situati in Svizzera. Un “altro indirizzo” può consistere in un indirizzo situato in un altro comune politico rispetto a quello della sede oppure in una casella postale. Ad esempio: via Stradone 4, 6900 Lugano oppure casella postale 456, 6901 Lugano. L’iscrizione di altri indirizzi è utilizzabile in particolare per magazzini, stabilimenti industriali o punti vendita secondari, che non adempiono le condizioni di una succursale. Va precisato che l’iscrizione di un altro indirizzo non sostituisce il domicilio legale.

In caso di dubbi l’ufficio del registro di commercio ha la facoltà di richiedere copia del contratto di locazione oppure una prova relativa alla proprietà dell’immobile.

Nel registro di commercio possono essere iscritti altri fatti particolari, come ad es. l’assunzione di un’attività o di un patrimonio da un altro ente giuridico. Secondo le circostanze, sono possibili tre varianti:

• Successione singolare: gli attivi e i passivi sono trasferiti nelle forme previste dalla legge, in particolare i passivi sono trasferiti solamente con il consenso del creditore.
• Successione universale secondo l’art. 181 CO: i passivi sono trasferiti senza necessità di ottenere il consenso di ogni singolo creditore. Questa variante è possibile unicamente se il soggetto giuridico trasferente è una persona fisica o un’impresa non iscritta nel registro di commercio.
• Successione universale secondo gli artt. 69 e seguenti della Legge sulla fusione (LFus): gli attivi e i passivi sono trasferiti per successione universale. In questo caso deve essere prodotto un contratto di trasferimento di patrimonio che adempie i requisiti della LFus.

I dati personali del titolare devono essere riportati nell’apposito modulo denominato “dati personali”. La casella con la funzione “titolare” deve essere barrata. Deve inoltre essere prodotta copia di un documento d’identità valido del titolare (passaporto o carta d’identità).

Se oltre al titolare sono iscritte altre persone autorizzate a rappresentare la ditta, deve essere compilato un modulo “dati personali” anche per ognuna di esse; queste persone devono apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (ad es. diritto di firma individuale o collettiva oppure procura individuale o collettiva). Le loro firme devono essere autenticate. Per ogni persona da iscrivere, deve essere allegata una copia di un documento d’identità valido (passaporto o carta d’identità).

La notificazione, così come tutti i moduli “dati personali”, devono essere firmati in originale dal titolare. La firma sulla notificazione deve essere autenticata. L’autenticazione della firma può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio. Qualora il titolare sia una persona minorenne o sotto curatela, la notificazione deve essere altresì firmata in originale dal detentore dell’autorità parentale o dal curatore.

Se del caso la dichiarazione di domiciliazione firmata in originale.