L’assemblea deve designare almeno un membro del consiglio d’amministrazione. Nel caso vi siano più membri, è imperativo designare un presidente.
Per ogni persona da iscrivere deve essere compilato un modulo relativo ai “dati personali”, con l’indicazione del cognome, nomi (tutti), comune di attinenza (o cittadinanza per i cittadini stranieri) e il comune di domicilio (o località e stato se all’estero). Nel caso in cui un ente giuridico è iscritto in qualità di titolare di una funzione (in particolare quale ufficio di revisione) il modulo relativo ai “dati personali” deve indicare: la ditta o il nome nella versione iscritta nel registro di commercio, il numero d’identificazione delle imprese, la sede e la funzione.
Di norma il consiglio d’amministrazione si costituisce autonomamente e, conformemente allo statuto e ad eventuale regolamento di organizzazione, stabilisce i diritti di firma. Lo statuto può prevedere delle altre disposizioni, ad es. che il presidente è nominato dall’assemblea. In questo caso il consiglio d’amministrazione nomina unicamente il proprio segretario che può essere anche esterno allo stesso. Salvo disposizione contraria dello statuto o del regolamento di organizzazione, ogni membro del consiglio d’amministrazione ha il potere di rappresentare la società. Sono eccettuate le decisioni che limitano questo potere (ad esempio firma collettiva a due) oppure che delegano questo potere ad un singolo membro (delegato) o ad un terzo (direttore). Se i diritti di firma sono previsti in un regolamento d’organizzazione la decisione di assumere il regolamento come pure il regolamento medesimo sono documenti giustificativi.
Il consiglio d’amministrazione è competente per il conferimento del diritto di firma ad altre persone.
Le società anonime devono poter essere rappresentate da una persona domiciliata in Svizzera. Questa persona deve inoltre avere accesso al libro delle azioni. Può trattarsi di una persona con firma individuale oppure di più persone con firma collettiva.
Nel registro di commercio possono essere iscritte le seguenti funzioni:
· Presidente del consiglio d’amministrazione;
· Co-presidente del consiglio d’amministrazione (se lo statuto prevede espressamente questa forma di organizzazione, se esiste un regolamento d’organizzazione, se sono nominati due co-presidenti e vi sono altri membri del consiglio d’amministrazione);
· Vice-presidente del consiglio d’amministrazione;
· Delegato del consiglio d’amministrazione;
· Membro e segretario del consiglio d’amministrazione;
· Segretario (non membro del consiglio d’amministrazione);
· Membro del consiglio d’amministrazione;
· Direttore, direttore sostituto, vice-direttore;
· Presidente e membro della direzione oppure Presidente della direzione/CEO (se lo statuto prevede un organo di direzione e sono nominati diversi membri).
Ad eccezione del caso di rinuncia alla revisione limitata, l’assemblea è tenuta a nominare un organo di revisione esterno (ufficio di revisione) incaricato di verificare annualmente l'esattezza della contabilità e di redigere un rapporto da sottoporre all'assemblea.