È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

La società si presenta verso l'esterno ed acquisisce diritti ed obblighi sotto una propria ditta, la quale deve sempre essere utilizzata, senza modifiche, così come iscritta nel registro di commercio. Entro i limiti posti dalla legge, è possibile sceglierla liberamente (nome di fantasia), a condizione che in essa sia indicata la forma giuridica “società in accomandita” oppure l’abbreviazione “SAc” (direttiva UFRC sulle ditte e i nomi). Ad esempio: Caseificio buongustaio società in accomandita”, “Caseificio buongustaio SAc”.

Il numero IDI ha lo scopo di identificare in maniera univoca le imprese; qualora sia già stato attribuito un numero IDI alla società da parte di un’altra autorità amministrativa, è necessario indicarlo nella notificazione.

La società sussiste dalla conclusione del contratto societario (è raccomandato stendere questo contratto nella forma scritta e farlo verificare da un professionista). Solamente in seguito essa dovrà essere iscritta nel Registro di Commercio. La data (indicare giorno, mese e anno) di conclusione del contratto deve essere anteriore o coincidere con il giorno dell’iscrizione; per contro il contratto societario non è un documento giustificativo da produrre.

Lo scopo deve essere conciso e formulato in modo tale da permettere ai terzi di identificare chiaramente l’attività svolta. I terzi devono poter valutare se per un determinato negozio giuridico le persone iscritte hanno la facoltà di impegnare la società. I terzi non devono essere tratti in inganno riguardo il campo d’attività ed è necessario che lo stesso concordi con l’eventuale indicazione di fantasia contenuta nella ditta scelta, in riferimento all’esempio precedente: “La produzione e vendita di prodotti caseari e generi alimentari affini.”

Come sede deve essere notificato il comune politico (elenco dei Comuni) all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: se l’impresa è esercitata a Giubiasco (che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona) quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del comune politico della sede deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo presso il quale la società è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il domicilio legale corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una mera cassetta delle lettere o una casella postale non sono sufficienti. Ad esempio: BUONGUSTAIO SAc, sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

Se la società non dispone di un domicilio legale proprio, ovvero non è proprietaria di un immobile o detentrice di un contratto di locazione a proprio nome, nell’iscrizione deve figurare presso chi si trova il domicilio legale (indirizzo c/o). Possono fungere da domiciliatario unicamente persone fisiche, persone giuridiche e società in nome collettivo o in accomandita. In questo caso è necessario allegare alla notificazione una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla società un domicilio legale presso di sé (dichiarazione di domiciliazione). Ad esempio: BUONGUSTAIO SAc, c/o Bianchi SA, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

In aggiunta al domicilio legale, se richiesto, possono essere iscritti anche altri indirizzi situati in Svizzera. Un “altro indirizzo” può consistere in un indirizzo situato in un altro comune politico rispetto a quello della sede oppure in una casella postale. Ad esempio: via Stradone 4, 6900 Lugano oppure casella postale 456, 6901 Lugano. L’iscrizione di altri indirizzi è utilizzabile in particolare per magazzini, stabilimenti industriali o punti vendita secondari, che non adempiono le condizioni di una succursale. Va precisato che l’iscrizione di un altro indirizzo non sostituisce il domicilio legale.

In caso di dubbi l’ufficio del registro di commercio ha la facoltà di richiedere copia del contratto di locazione oppure una prova relativa alla proprietà dell’immobile.

Nel registro di commercio possono essere iscritti altri fatti particolari, come ad es. l’assunzione di un’attività o di un patrimonio da un altro ente giuridico. Secondo le circostanze, sono possibili tre varianti:

• Successione singolare: gli attivi e i passivi sono trasferiti nelle forme previste dalla legge, in particolare i passivi sono trasferiti solamente con il consenso del creditore.
• Successione universale: secondo l’art. 181 CO: i passivi sono trasferiti senza necessità di ottenere il consenso di ogni singolo creditore. Questa variante è possibile unicamente se il soggetto giuridico trasferente è una persona fisica o un’impresa non iscritta nel registro di commercio.
• Successione universale secondo gli artt. 69 e seguenti della Legge sulla fusione (LFus): gli attivi e i passivi sono trasferiti per successione universale. In questo caso deve essere prodotto un contratto di trasferimento di patrimonio che adempie i requisiti della LFus.

La notificazione, così come tutti i moduli dei dati personali, devono essere firmati in originale su tutte le pagine da ogni socio. La prima pagina della notificazione deve indicare il numero delle persone da iscrivere nel registro di commercio. Per ogni persona da iscrivere deve essere compilato un modulo relativo ai “dati personali”, con l’indicazione del sesso, cognome, nomi (tutti), comune di attinenza (o cittadinanza per i cittadini stranieri) e il comune di domicilio (o località e stato se all’estero). Possono inoltre essere iscritti i titoli accademici Svizzeri o equivalenti se documentanti ed eventuali nomi usuali, vezzeggiativi o nomi d’arte.

È inoltre necessario indicare la funzione di socio (almeno due soci) e il tipo di diritto di firma, rispettivamente l’indicazione che la persona non è autorizzata a firmare. Nelle società in accomandita almeno un socio deve essere una persona fisica con responsabilità illimitata (accomandatario) ed almeno una persona fisica o giuridica oppure una società commerciale deve avere responsabilità limitata (accomandante). Se un ente giuridico è iscritto come socio accomandante oltre alla funzione è iscritta la ditta, il numero d’identificazione delle imprese e la sede.

Per le obbligazioni contratte risponde primariamente il patrimonio societario, ed in caso di perdite, gli accomandatari rispondono unicamente del capitale investito (capitale accomandato) mentre i soci illimitatamente responsabili rispondono solidalmente con il patrimonio personale. L'ammontare del capitale accomandato è fissato (preferibilmente) nel contratto societario e l’importo è pubblicato nel registro di commercio. È possibile conferire una quota in denaro e/o una parte in cose o in crediti.

Nelle società in accomandita non si devono istituire organi: ogni accomandatario amministra la società, mentre i soci accomandanti hanno unicamente diritti di controllo limitato, a meno che non sia previsto diversamente da una delibera. In ogni caso almeno un accomandatario deve fungere da rappresentante.

Se oltre ai soci vengono iscritte altre persone autorizzate a rappresentare la società, anche i loro dati personali dovranno essere indicati in un modulo aggiuntivo; tali persone dovranno apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma oppure procura individuale o collettiva). Se l’amministrazione non è affidata (o non esclusivamente) ai soci sono iscrivibili delle funzioni di direzione (direttore, vicedirettore). In questo caso la società deve disporre di una struttura organizzativa adeguata.

Le firme dei soci sulla notificazione devono essere autenticate. Lo stesso vale per le firme delle altre persone autorizzate a rappresentare la società. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio.

Se del caso la dichiarazione di domiciliazione firmata in originale e per ogni persona da iscrivere è necessario allegare copia di un documento d’identità valido (passaporto o carta d’identità).