È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione. È inoltre imperativo indicare la ditta per la quale si notificano le modifiche.

La società si presenta verso l'esterno ed acquisisce diritti ed obblighi con una propria ditta, la quale deve essere sempre utilizzata così come iscritta nel registro di commercio. È possibile sceglierla liberamente (nome di fantasia) purché sia indicata la forma giuridica “società in nome collettivo” oppure l’abbreviazione “SNC” (direttiva UFRC sulle ditte e i nomi); ad esempio: “Caseificio buongustaio SNC”; “società in nome collettivo Caseificio buongustaio”.

Lo scopo deve essere conciso e formulato in modo tale da permettere ai terzi di identificare chiaramente l’attività svolta. I terzi devono poter valutare se per un determinato negozio giuridico le persone iscritte hanno la facoltà di impegnare la società. I terzi non devono essere tratti in inganno riguardo il campo d’attività ed è necessario che lo stesso concordi con l’eventuale indicazione di fantasia contenuta nella ditta scelta, in riferimento all’esempio precedente: “La produzione e vendita di prodotti caseari e generi alimentari affini.”

Come sede deve essere scelto un comune politico (elenco dei Comuni), all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: l'attività si svolge a Giubiasco, che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona, quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del comune politico della sede deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo presso il quale la società è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il domicilio legale corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una mera cassetta delle lettere o una casella postale non sono sufficienti. Ad esempio: BUONGUSTAIO SNC, sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

Se la società non dispone di un domicilio legale proprio, ovvero non è proprietaria di un immobile o detentrice di un contratto di locazione a proprio nome, nell’iscrizione deve figurare presso chi si trova il domicilio legale (indirizzo c/o). Possono fungere da domiciliatario unicamente persone fisiche, persone giuridiche e società in nome collettivo o in accomandita. In questo caso è necessario allegare alla notificazione una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla società un domicilio legale presso di sé (dichiarazione di domiciliazione). Ad esempio: BUONGUSTAIO SNC, c/o Bianchi SA, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

In aggiunta al domicilio legale, se richiesto, possono essere iscritti anche altri indirizzi situati in Svizzera. Un “altro indirizzo” può consistere in un indirizzo situato in un altro comune politico rispetto a quello della sede oppure in una casella postale. Ad esempio: via Stradone 4, 6900 Lugano oppure casella postale 456, 6901 Lugano. L’iscrizione di altri indirizzi è utilizzabile in particolare per magazzini, stabilimenti industriali o punti vendita secondari, che non adempiono le condizioni di una succursale. Va precisato che l’iscrizione di un altro indirizzo non sostituisce il domicilio legale.

In caso di dubbi l’ufficio del registro di commercio ha la facoltà di richiedere copia del contratto di locazione oppure una prova relativa alla proprietà dell’immobile.

La notificazione, così come tutti i moduli dei dati personali, deve essere firmata su tutte le pagine da tutti i soci. La prima pagina della notificazione indica il numero di persone iscritte, modificate o cancellate. Inoltre è necessario compilare un modulo relativo ai “dati personali” per ogni persona iscritta. Oltre ai dati personali seguenti: sesso, cognome, almeno un nome scritto per esteso o tutti i nomi se necessario all’identificazione, il comune di attinenza (o la cittadinanza per i cittadini stranieri) e il comune di domicilio (o località e stato se all’estero) possono essere iscritti i titoli accademici Svizzeri o equivalenti se documentanti ed eventuali nomi usuali, vezzeggiativi o nomi d’arte se richiesto. Sarà anche indicata la funzione di socio (almeno due soci) e il tipo di diritto di firma o l’indicazione che la persona non è autorizzata a firmare.

Se oltre ai soci vengono iscritte altre persone autorizzate a rappresentare la società, anche i loro dati personali dovranno essere indicati in un modulo aggiuntivo; tali persone dovranno apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma oppure procura individuale o collettiva) e se l’amministrazione non è affidata (o non è affida esclusivamente)ai soci sono iscrivibili delle funzioni di direzione (direttore, vicedirettore). In questo caso la società deve disporre di una struttura organizzativa adeguata.

L’entrata di nuovi soci è sempre possibile con l’accordo di tutti, mentre la società è disciolta per l’uscita anche di un unico socio. È però possibile prevedere che i soci possano uscire dalla società (a condizioni particolari è possibile anche l’esclusione). La società può dunque continuare per gli altri soci e, nel caso rimanga un unico socio, egli continuerà l’impresa come ditta individuale (è necessaria la cancellazione della società in nome collettivo al cui modulo si rinvia per ulteriori informazioni).

Le firme dei soci sulla notificazione devono essere autenticate. Lo stesso vale per le firme delle altre persone autorizzate a rappresentare la società. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio. La notificazione può essere effettuata direttamente dalle persone interessate in caso di: modifica dei propri dati personali iscritti, cancellazione della funzione e dei poteri di rappresentanza, cancellazione del recapito (indirizzo c/o). Per la modifica dei dati personali di una persona iscritta è necessario produrre i due formulari (notificazione e modulo dei dati personali). In caso di dimissioni o disdetta (della funzione, del diritto di firma, o del recapito), è necessario comprovare la fine del rapporto giuridico. Di norma devono essere prodotte copia della lettera di dimissioni e copia della ricevuta postale comprovante l’invio.

Se del caso la dichiarazione di domiciliazione firmata in originale e per ogni persona da iscrivere è necessario allegare copia di un documento d’identità valido (passaporto o carta d’identità).