Affinché i documenti possano essere conservati in modo adeguato, è opportuno far uso di materiali adatti e considerare alcuni accorgimenti pratici.

Per i documenti cartacei e incarti standard prodotti dal 1950 circa in poi, si raccomanda di impiegare i materiali nella tabella allegata, in cui si trovano i riferimenti ai materiali di conservazione forniti dall'Economato dello Stato.

Per documenti di diverso formato o di particolare valore archivistico il servizio cantonale concorderà con l’Archivio di Stato l’utilizzo di appositi materiali di conservazione.

In generale, dai dossier vanno rimosse tutte le parti di metallo (per es. le graffette) e di plastica (per es. le mappette). I documenti conservati in raccoglitori vanno trasferiti, preservando il loro ordine originario, in appositi contenitori dotati di fermagli.