È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

Con la decisione di scioglimento dell’associazione essa deve essere completato con l’indicazione aggiuntiva “in liquidazione” (direttiva sulle ditte e i nomi). Ad esempio: “Associazione per la tutela dei formaggi delle nostre alpi in liquidazione”; “UNIONE CASARI TICINESI in liquidazione”.

Nel registro di commercio deve essere iscritto il motivo dello scioglimento. Nella maggior parte dei casi l’associazione è sciolta mediante decisione consensuale dei soci. L’associazione si scioglie inoltre nel caso in cui lo statuto predetermini questa circostanza, oppure nel caso in cui il suo scopo è stato raggiunto oppure se non è più possibile raggiungerlo per altri motivi.

La liquidazione è di principio effettuata dall’organo superiore di amministrazione. Tuttavia i soci possono decidere di nominare solo alcuni degli amministratori (o anche dei terzi) come liquidatori. È necessario compilare un modulo relativo ai “dati personali” e deve essere indicata la funzione di liquidatore (almeno un liquidatore). I membri che si occupano della liquidazione sono iscritti con la funzione di “membro e liquidatore” rispettivamente “presidente, cassiere,… e liquidatore”. Per ogni liquidatore è necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma); almeno un liquidatore deve avere diritto di firma individuale. Se il liquidatore è un ente giuridico, esso è iscritto senza alcuna indicazione riguardo al diritto di firma.

Con lo scioglimento l’associazione entra in una nuova fase il cui unico scopo è quello di essere liquidata. L’ultimo compito dei liquidatori, terminata la liquidazione, è di richiedere la radiazione dal registro di commercio (notifica della cancellazione) con cui si pubblicherà il motivo della cancellazione.

La liquidazione è esclusa se l’attività è continuata da quale ente giuridico non iscritto a registro di commercio, nel caso in cui l’associazione non abbia l’obbligo di iscrizione.

La notificazione di scioglimento deve essere firmata su tutte le pagine da due membri dell’organo superiore di amministrazione o un membro con diritto di firma individuale. Mentre la notificazione di cancellazione deve essere firmata dai liquidatori.

I membri del consiglio che notificano lo scioglimento non devono autenticare la loro firma (le firme sono già state prodotte in precedenza in forma autenticata per il medesimo ente giuridico). I liquidatori devono depositare la propria firma autografa presso l’ufficio del registro di commercio. Le firme dei liquidatori devono essere autenticate. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio. Per ogni persona da iscrivere è necessario allegare copia di un documento d’identità valido (passaporto, carta d’identità oppure permesso di soggiorno).

Il presente modulo riguarda unicamente lo scioglimento o la cancellazione se ulteriori modifiche devono essere iscritte per l’associazione in liquidazione prima o dopo la decisione di scioglimento si rinvia al modulo inerente la modifica di associazioni.

Alla notifica di cancellazione devono essere allegate le diffide ai creditori oppure la decisione dell’organo di amministrazione inerente la cancellazione dell’associazione in quanto non tenuta all’iscrizione.

È inoltre necessario produrre il verbale o l’estratto del verbale dell’assemblea dei soci in merito alla decisione di scioglimento e nomina nomina dei liquidatori.

Il verbale è tenuto dal segretario e firmato dal presidente in esso sono riporti gli interventi ed è riassunto e trascritto il dibattito nei punti essenziali e deve in particolare indicare: il numero dei soci presenti (o rappresentanti), le domande di ragguagli e le relative risposte, le dichiarazioni date a verbale dai soci e l’esito delle votazioni e delibere.