È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

Deve essere pubblicata la data dello statuto attualmente in vigore. Tale data corrisponde a quella del verbale dell’assemblea sociale dal quale risulta la deliberazione della modifica.

Il nome dell’associazione non deve imperativamente indicare la forma giuridica, ma non deve contenere indicazioni scorrette sulla forma giuridica o che facciano pensare a un’altra forma giuridica (direttiva sulle ditte e i nomi); ad esempio: “Associazione per la tutela dei formaggi delle nostre alpi”; “UNIONE CASARI TICINESI”.

Lo scopo deve essere formulato in modo chiaro (conciso e fattuale) in modo tale da permettere ai terzi di identificare l’attività svolta. I terzi devono poter valutare se per un determinato negozio giuridico le persone iscritte hanno la facoltà di impegnare l’associazione. I terzi non devono essere tratti in inganno riguardo il campo d’attività ed è necessario che lo stesso concordi con l’eventuale indicazione di fantasia contenuta nella ditta scelta, in riferimento agli esempi precedenti: “Favorire la conoscenza dei formaggi prodotti in Ticino.” rispettivamente “Raggruppare i lavoratori dell’economia alpestre Ticinese al fine di tutelare in ambito politico, sociale ed economico i loro interessi.”

Come sede deve essere notificato il comune politico (elenco dei Comuni) all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: se l’impresa è esercitata a Giubiasco (che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona) quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del Comune politico deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo del luogo della sede presso il quale l’ente giuridico è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il recapito corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una casella postale non è sufficiente. Tuttavia, se richiesto, può essere iscritta, in aggiunta al domicilio legale, anche una casella postale (questa indicazione è iscritta quale altro indirizzo). Se l’associazione non dispone di un domicilio legale proprio (un immobile di proprietà o un contratto di locazione a proprio nome), nell’iscrizione deve figurare l’indirizzo c/o. In questo caso è necessaria una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla ditta un domicilio legale presso di sé. Ad esempio: Associazione BUONGUSTAIO, sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco. Se a tale indirizzo l’associazione non dispone di spazi propri e l’amministrazione è svolta presso il presidente dovrà essere notificato: Associazione BUONGUSTAIO, c/o Bianchi Mario, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco. Se richiesto, può essere iscritto anche un altro indirizzo: casella postale 456, 6901 Lugano.

La notificazione, così come tutti i moduli dei dati personali, devono essere firmati in originale su tutte le pagine. La prima pagina della notificazione deve indicare il numero delle persone da iscrivere nel registro di commercio. Per ogni persona da iscrivere deve essere compilato un modulo relativo ai “dati personali”, con l’indicazione del sesso, cognome, nomi (tutti), comune di attinenza (o cittadinanza per i cittadini stranieri) e il comune di domicilio (o località e stato se all’estero). Possono inoltre essere iscritti i titoli accademici Svizzeri o equivalenti se documentanti ed eventuali nomi usuali, vezzeggiativi o nomi d’arte.

Inoltre se un ente giuridico è iscritto come revisore (vedi statuto per ulteriori informazioni a riguardo) oltre alla funzione è iscritta la ditta, il numero d’identificazione delle imprese e la sede.

Lo statuto delle associazioni (vedi statuto per ulteriori informazioni a riguardo) stabilisce l’organizzazione, i modi di elezione e il funzionamento; gli organi previsti devono essere istituiti. È ipotizzabile iscrivere la funzione di Presidente, di Vice-presidente, di Membro e segretario, di Membro e cassiere (o tesoriere) e/o di Membro o segretario fuori dal comitato.

Lo statuto può prevedere che l’organo superiore di direzione (comitato) possa nominare altre persone autorizzate a rappresentare l’associazione. In questo caso anche i loro dati personali dovranno essere indicati in un modulo aggiuntivo; tali persone dovranno apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. Sono inoltre iscrivibili delle funzioni di direzione (direttore, vicedirettore). In questo caso la società deve disporre di una struttura organizzativa adeguata. Lo statuto deve regolare la nomina di questi organi statuendo anche la facoltà dell’organo superiore di direzione (comitato) di delegare la responsabilità amministrativa (vedi statuto per ulteriori informazioni a riguardo).

È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma oppure procura individuale o collettiva).

Le firme dei membri dell’organo di direzione (comitato) sulla notificazione devono essere autenticate. Lo stesso vale per le firme delle altre persone autorizzate a rappresentare l’associazione. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio. Per ogni persona da iscrivere è necessario allegare copia di un documento d’identità valido (passaporto o carta d’identità).

La notificazione può anche essere effettuata direttamente dalle persone interessate in caso: di modifica dei propri dati personali iscritti, di cancellazione della funzione e dei poteri di rappresentanza, di cancellazione del recapito (indirizzo c/o).

Per la modifica dei propri dati personali si producono i due formulari (notifica e modulo dei dati personali). In caso di dimissioni o disdetta (della funzione, del diritto di firma, o del recapito) è necessario comprovare la fine del rapporto giuridico. Di norma devono essere prodotte copia delle dimissioni e copia della ricevuta postale comprovante l’invio. Alternativamente può essere prodotto il verbale dell’assemblea dei soci, dal quale emerge che la stessa ha preso atto delle dimissioni quale membro del comitato, oppure verbale del comitato che ha preso atto delle dimissioni quale direttore (procuratore…). Se l’amministrazione è composta da un’unica persona egli deve dare le proprie dimissioni all’assemblea. Egli convocherà un’assemblea conformemente allo statuto ed eventualmente dovrà verbalizzare che la riunione è andata deserta nonostante la regolare convocazione.

Con la notificazione deve essere presentato il verbale dell’assemblea dei soci inerente l’approvazione dello statuto e l’elezione dei membri della direzione (e se necessario dell’Ufficio di revisione).

Lo statuto così approvato deve essere prodotto firmato dalla direzione.

Devono essere inoltre prodotte le deliberazioni (abitualmente in forma di verbale) dell’organo competente (normalmente il comitato) circa l’attribuzione delle mansioni (funzioni) all’interno del comitato e dei diritti di firma e dell’eventuale designazione di altre persone autorizzate a rappresentare l’associazione (direttore, procuratori). Non è necessario allegare la delibera del comitato se la notifica è firmata da tutti i membri di tale organo.

Se del caso la dichiarazione di domiciliazione firmata in originale e per ogni persona da iscrivere è necessario allegare copia di un documento d’identità valido (passaporto o carta d’identità).

Il verbale è tenuto dal segretario e firmato dal presidente in esso sono riporti gli interventi ed è riassunto e trascritto il dibattito nei punti essenziali. Deve in particolare indicare: il numero dei soci presenti o rappresentati, la regolare convocazione, le domande di ragguagli e le relative risposte, le dichiarazioni date a verbale dai soci e l’esito delle votazioni e delibere. Un eventuale verbale di costituzione deve contenere la volontà di costituire l’associazione e l’approvazione degli statuti.

Il verbale deve indicare il numero dei soci presenti o rappresentati mediante regolare procura, l’ordine del giorno, le deliberazioni e i risultati della votazione. È necessario annotare le dichiarazioni date a verbale.

Nel caso in cui lo statuto prevede una responsabilità personale o un obbligo di effettuare versamenti suppletivi dei soci, l’elenco di questi ultimi.