È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

La cancellazione di una succursale deve essere richiesta ed iscritta nel registro di commercio se essa ha cessato la propria attività. In questo caso una persona autorizzata a firmare iscritta nel registro di commercio presso la sede principale o iscritta nella succursale è tenuta a richiederne la cancellazione.

Una succursale non ha una propria esistenza giuridica separata. Essa è parte di un altro ente giuridico e ne segue il destino. Nel caso in cui lo stabilimento principale entri in liquidazione, è opportuno notificare la cancellazione della succursale per liquidarne il patrimonio, la succursale è in ogni caso cancellata se lo stabilimento principale cessa di esistere.

Nei casi di ristrutturazione societaria, in cui il patrimonio della succursale è trasferito ad un altro ente giuridico, è possibile modificare i dati iscritti indicando una nuova sede principale (si rinvia al formulario inerente la modifica della succursale).

Le persone iscritte presso la succursale che notificano la cancellazione non devono autenticare la loro firma (le firme sono già state prodotte in precedenza in forma autenticata per il medesimo ente giuridico). Invece la firma di una persona autorizzata presso lo stabilimento principale potrebbe non essere già stata prodotta in precedenza ed è pertanto necessario che venga autenticata.

L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio della persona.

Unitamente alla notificazione deve essere presentato quale documento giustificativo il verbale o l’estratto del verbale dell’organo competente dello stabilimento principale relativo alla chiusura dell’esercizio della succursale. Detto documento deve essere prodotto in originale o in forma di copia autenticata. Tale documento non è necessario qualora la notificazione della cancellazione sia firmata da tutti i membri dell’organo superiore di amministrazione dello stabilimento principale. In questo caso può essere tuttavia necessario comprovare la composizione dell’organo producendo un estratto aggiornato.

Nel caso in cui la succursale sia cancellata a seguito della cancellazione dello stabilimento principale, è necessario produrre quale documento giustificativo un estratto attuale dello stabilimento principale.

Per i documenti in lingua straniera va presentata una traduzione. Sono ammesse solo le traduzioni effettuate da traduttori qualificati (ad es. traduttori ufficiali, interpreti diplomati, traduttori ammessi presso un Tribunale svizzero, persone in possesso di diploma universitario nella relativa lingua, titolari di un diploma di formazione linguistica riconosciuto). Il traduttore deve attestare che la traduzione corrisponde fedelmente al testo in lingua straniera ed appone la sua firma riportando i suoi dati anagrafici e la sua qualifica (nome, cognome, professione e qualifica, attinenza o nazionalità per i cittadini stranieri e domicilio): la sua firma deve essere autenticata.

Gli atti pubblici e le legalizzazioni effettuate da autorità estere devono essere munite della Apostille (Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961) oppure, per gli stati esteri che non hanno sottoscritto la Convezione, certificate dalle competenti rappresentanze diplomatiche o consolari svizzere (con riserva di eventuali regolamenti speciali a carattere internazionale).