È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

Una succursale rappresenta un’impresa commerciale che dal profilo giuridico costituisce parte integrante di uno stabilimento principale dalla quale dipende, ma che esercita in maniera durevole in propri locali, territorialmente separati da quelli dello stabilimento principale, un’attività equivalente a quella di quest’ultimo e che dispone di una certa indipendenza dal profilo economico e commerciale (conduzione propria). Nel registro di commercio sono pertanto iscritte, oltre alle indicazioni relative alla succursale, anche quelle relative allo stabilimento principale, segnatamente la ditta o il nome, il numero di identificazione (e un rinvio all’autorità di registrazione), la forma giuridica e la sede (compresa la nazione), l’entità e la moneta di un eventuale capitale dello stabilimento principale nonché informazioni sui conferimenti effettuati (ed eventuali informazioni in merito alla sua ripartizioni; numero e tipo delle quote o delle azioni e loro eventuale valore). Queste informazioni devono emergere dall’estratto o dallo statuto estero (vedi cifra 10 Documenti giustificativi).

La ditta della succursale deve corrispondere a quella dello stabilimento principale; il nome o la ditta dello stabilimento principale è riportato integralmente senza modifiche nella ditta della succursale. Oltre a ciò deve essere indicata la sede principale e l’esplicita qualifica di succursale (direttiva sulle ditte e i nomi); ad esempio: l’ente giuridico “Caseificio buongustaio Ltd.” con sede a London (GB) può richiedere l’iscrizione a Bellinzona della succursale "Caseificio buongustaio Ltd., London, succursale di Bellinzona”.

Il numero IDI ha lo scopo di identificare in maniera univoca le imprese; qualora sia già stato attribuito è necessario indicarlo nella notificazione (per consultare il registro IDI www.uid.admin.ch).

Una succursale non è un’entità giuridica distinta dal suo stabilimento principale per questo motivo il suo scopo corrisponde (almeno parzialmente) a quello della sede principale. Lo scopo della succursale deve inoltre adempiere alle norme svizzere, per questo motivo se lo scopo dello stabilimento principale straniero non adempie le esigenze del diritto svizzero (ad esempio perché generico), uno scopo specifico (limitato) deve essere stabilito e pubblicato. Non può essere formulato in modo più estensivo rispetto a quello della sede principale, inoltre formulazioni di altri sistemi giuridici non possono essere ammesse, ad esempio: “può compiere ogni atto non espressamente escluso.” Lo scopo deve essere formulato in modo chiaro (conciso e fattuale) in modo tale da permettere ai terzi di identificare l’attività svolta. Essi dovranno poter valutare se per un determinato negozio giuridico le persone iscritte hanno la facoltà di impegnare la società, essi non devono essere tratti in inganno riguardo il campo d’attività. Bisogna prestare particolare attenzione che la succursale non è una società, non si può (ad esempio) indicare nello scopo della succursale la possibilità di fusioni con altre imprese o di scissioni. È inoltre necessario che lo scopo sia in relazione con eventuali indicazioni di attività contenute nella ditta: “Caseificio buongustaio Ltd., London, succursale gelateria di Bellinzona”.

Come sede deve essere notificato il comune politico (elenco dei Comuni) all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: se l’impresa è esercitata a Giubiasco (che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona) quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del comune politico della sede deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo presso il quale la società è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il domicilio legale corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una mera cassetta delle lettere o una casella postale non sono sufficienti. Ad esempio: BUONGUSTAIO SAc, sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

Se la società non dispone di un domicilio legale proprio, ovvero non è proprietaria di un immobile o detentrice di un contratto di locazione a proprio nome, nell’iscrizione deve figurare presso chi si trova il domicilio legale (indirizzo c/o). Possono fungere da domiciliatario unicamente persone fisiche, persone giuridiche e società in nome collettivo o in accomandita. In questo caso è necessario allegare alla notificazione una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla società un domicilio legale presso di sé (dichiarazione di domiciliazione). Ad esempio: BUONGUSTAIO SAc, c/o Bianchi SA, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

In aggiunta al domicilio legale, se richiesto, possono essere iscritti anche altri indirizzi situati in Svizzera. Un “altro indirizzo” può consistere in un indirizzo situato in un altro comune politico rispetto a quello della sede oppure in una casella postale. Ad esempio: via Stradone 4, 6900 Lugano oppure casella postale 456, 6901 Lugano. L’iscrizione di altri indirizzi è utilizzabile in particolare per magazzini, stabilimenti industriali o punti vendita secondari, che non adempiono le condizioni di una succursale. Va precisato che l’iscrizione di un altro indirizzo non sostituisce il domicilio legale.

In caso di dubbi l’ufficio del registro di commercio ha la facoltà di richiedere copia del contratto di locazione oppure una prova relativa alla proprietà dell’immobile.

Lo stabilimento principale estero deve designare almeno una persona domiciliata in Svizzera abilitata a rappresentare la succursale. Si tratta di una persona fisica con procura o firma individuale o di più persone fisiche che congiuntamente adempiono il requisito (procura o firma collettiva).

La legge e l’ordinanza non prevedono delle regole specifiche concernenti l’iscrizione delle funzioni per le succursali. Sono iscritti di principio unicamente le persone con potere di firma. È tuttavia ammissibile richiedere l’iscrizione di funzioni specifiche quali “capo della succursale”, “direttore della succursale” o “gerente della succursale”. Altre funzioni come “direttore”, “vice-direttore”, “direttore sostituto”, “presidente” e “membro della direzione” sono ipotizzabili. In questo caso il presupposto è che siano nominati differenti direttori e che vi sia una struttura organizzativa adeguata e coerente. La funzione della persona deve essere espressa secondo la terminologia giuridica che riguarda unicamente la delega della responsabilità amministrativa e non è propriamente rilevante la gerarchia dell’organizzazione operativa.

I dati personali delle persone iscritte devono essere indicati in un modulo aggiuntivo; tali persone devono apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma oppure procura individuale o collettiva).

La notificazione è firmata da una persona autorizzata a firmare iscritta nel registro di commercio presso la sede principale o la sede della succursale. Le firme delle persone che notificano l’iscrizione devono essere autenticate. Lo stesso vale per le firme delle altre persone autorizzate a rappresentare la succursale. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio.

Unitamente alla notificazione devono essere presentati quali documenti giustificativi un estratto autenticato aggiornato del registro di commercio presso la sede dello stabilimento principale, una copia autenticata dello statuto (o documento equivalente) attualmente in vigore, il verbale o l’estratto del verbale dell’organo dello stabilimento principale che ha deliberato la costituzione della succursale e designato le persone autorizzate a rappresentare la succursale.

Per i documenti in lingua straniera va presentata una traduzione. Sono ammesse solo le traduzioni effettuate da traduttori qualificati (ad es. traduttori ufficiali, interpreti diplomati, traduttori ammessi presso un Tribunale svizzero, persone in possesso di diploma universitario nella relativa lingua, titolari di un diploma di formazione linguistica riconosciuto). Il traduttore deve attestare che la traduzione corrisponde fedelmente al testo in lingua straniera ed appone la sua firma riportando i suoi dati anagrafici e la sua qualifica (nome, cognome, professione e qualifica, attinenza o nazionalità per i cittadini stranieri e domicilio): la sua firma deve essere autenticata.

Gli atti pubblici e le legalizzazioni effettuate da autorità estere devono essere munite della Apostille (Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961) oppure, per gli stati esteri che non hanno sottoscritto la Convezione, certificate dalle competenti rappresentanze diplomatiche o consolari svizzere (con riserva di eventuali regolamenti speciali a carattere internazionale).