È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

Una succursale rappresenta un’impresa commerciale che dal profilo giuridico costituisce parte integrante di uno stabilimento principale dalla quale dipende, ma che esercita in maniera durevole in propri locali, territorialmente separati da quelli dello stabilimento principale, un’attività equivalente a quella di quest’ultimo e che dispone di una certa indipendenza dal profilo economico e commerciale (conduzione propria). Nel registro di commercio della succursale, oltre ai dati di quest’ultima, sono pure iscritti la ditta o il nome, il numero di identificazione, la forma giuridica e la sede dello stabilimento principale.

Il numero IDI ha lo scopo di identificare in maniera univoca le imprese; qualora sia già stato attribuito è necessario indicarlo nella notificazione (per consultare il registro IDI www.uid.admin.ch).

La ditta della succursale deve corrispondere a quella dello stabilimento principale; il nome o la ditta dello stabilimento principale è riportato integralmente senza modifiche nella ditta della succursale. È tuttavia possibile aggiungere nella ditta un riferimento alla sede della succursale, all’attività o ad un marchio (direttiva sulle ditte e i nomi); ad esempio: l’ente giuridico “Caseificio buongustaio SA”, in Airolo può richiedere l’iscrizione delle succursali "Caseificio buongustaio SA” con sede in Bellinzona oppure “Caseificio buongustaio SA, succursale di Bellinzona” oppure “Caseificio buongustaio SA, succursale gelateria di Bellinzona”.

Una succursale rappresenta un’entità giuridica legata al suo stabilimento principale. Per questo motivo il suo scopo deve corrispondere (almeno parzialmente) a quello dello stabilimento principale. Lo scopo della succursale viene iscritto unicamente se formulato in una forma più restrittiva rispetto a quello dello stabilimento principale. Con riferimento agli esempi precedenti: lo stabilimento principale potrebbe avere quale scopo “La produzione e vendita di prodotti caseari e generi alimentari affini.” Se a Bellinzona l’attività riguarda un caseificio separato territorialmente dalla sede principale, ma con lo scopo identico, esso non è iscritto. Se a Bellinzona invece si svolge solo parte dell’attività dello stabilimento principale, viene iscritto il seguente scopo per la succursale: “La produzione e vendita di gelato.”. Lo scopo della succursale, qualora sia formulato in maniera diversa da quello dello stabilimento principale, deve essere formulato in maniera altrettanto chiaro (conciso e fattuale), in modo tale da permettere ai terzi di identificare l’attività svolta senza che essi possano essere tratti in inganno riguardo il campo d’attività. È inoltre necessario che lo scopo sia in relazione con eventuali indicazioni di attività contenute nella ditta: “Caseificio buongustaio SA, succursale gelateria di Bellinzona”.

Come sede deve essere notificato il comune politico (elenco dei Comuni) all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: se l’impresa è esercitata a Giubiasco (che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona) quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del comune politico della sede deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo presso il quale la società è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il domicilio legale corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una mera cassetta delle lettere o una casella postale non sono sufficienti. Ad esempio: BUONGUSTAIO SAc, sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

Se la società non dispone di un domicilio legale proprio, ovvero non è proprietaria di un immobile o detentrice di un contratto di locazione a proprio nome, nell’iscrizione deve figurare presso chi si trova il domicilio legale (indirizzo c/o). Possono fungere da domiciliatario unicamente persone fisiche, persone giuridiche e società in nome collettivo o in accomandita. In questo caso è necessario allegare alla notificazione una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla società un domicilio legale presso di sé (dichiarazione di domiciliazione). Ad esempio: BUONGUSTAIO SAc, c/o Bianchi SA, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

In aggiunta al domicilio legale, se richiesto, possono essere iscritti anche altri indirizzi situati in Svizzera. Un “altro indirizzo” può consistere in un indirizzo situato in un altro comune politico rispetto a quello della sede oppure in una casella postale. Ad esempio: via Stradone 4, 6900 Lugano oppure casella postale 456, 6901 Lugano. L’iscrizione di altri indirizzi è utilizzabile in particolare per magazzini, stabilimenti industriali o punti vendita secondari, che non adempiono le condizioni di una succursale. Va precisato che l’iscrizione di un altro indirizzo non sostituisce il domicilio legale.

In caso di dubbi l’ufficio del registro di commercio ha la facoltà di richiedere copia del contratto di locazione oppure una prova relativa alla proprietà dell’immobile.

La succursale non dispone di organi propri; l’amministrazione della stessa spetta (di principio) alla direzione dello stabilimento principale, a meno che non sia previsto diversamente da una delibera. Detta delibera (normalmente un verbale della seduta dell’organo superiore di amministrazione) deve essere prodotta in originale o in copia certificata conforme all’originale.

Qualora vengano iscritte nel registro di commercio persone autorizzate a rappresentare la succursale, i loro dati personali devono essere indicati in un modulo aggiuntivo; tali persone devono apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma oppure procura individuale o collettiva).

L’impiego di ulteriori persone separate da quelle dello stabilimento principale (direttore, vicedirettore) per l’amministrazione è una misura ammissibile, la succursale deve disporre di una struttura organizzativa adeguata alle funzioni di cui viene richiesta l’iscrizione. Le persone autorizzate a rappresentare un ente giuridico, iscritte nel registro di commercio dello stabilimento principale, non lo sono nuovamente per le succursali. L’iscrizione della succursale menziona solo le persone autorizzate a rappresentare unicamente la succursale e solo se il loro diritto di firma non risulta nell’iscrizione dello stabilimento principale.

Si distinguono diverse fattispecie:

1. Il signor Bianchi non è iscritto presso lo stabilimento principale; può essere menzionato nell’iscrizione della succursale con una funzione specifica (per esempio “direttore della succursale con firma individuale”). Il suo potere di firma sarà valido solo per la succursale, non impegnerà lo stabilimento principale ma unicamente la succursale.
2. Il signor Rossi è iscritto presso lo stabilimento principale con pieni poteri di firma. Il suo potere di rappresentanza comprende lo stabilimento principale e tutte le succursali, anche se iscritto unicamente allo stabilimento principale egli vincola la succursale. Può tuttavia essere iscritto presso il registro di commercio della succursale con una funzione diversa da quella dello stabilimento principale.
3. Il signor Verdi è iscritto nello stabilimento principale con “firma limitata allo stabilimento principale”. Egli impegna unicamente lo stabilimento principale e non le succursali, può ad esempio essere iscritto per la succursale come “direttore della succursale con firma limitata alla succursale”; è possibile in questo modo ipotizzare che una persona iscritta allo stabilimento principale non vincoli tutte le succursali oppure ipotizzare che vincoli determinate succursali in modo differente.

La notificazione è firmata da una persona autorizzata a firmare iscritta nel registro di commercio presso la sede principale o la sede della succursale. Le firme delle persone che notificano l’iscrizione devono essere autenticate. Lo stesso vale per le firme delle altre persone autorizzate a rappresentare la succursale. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio.

Per ogni persona da iscrivere presso la succursale è necessaria, oltre alla citata autentica della firma, anche una copia di un documento d’identità valido (passaporto, carta d’identità oppure permesso di soggiorno). Quale altro documento giustificativo, va prodotta la deliberazione relativa alla nomina delle persone che possono rappresentare la succursale (verbale della seduta dell’organo competente oppure risoluzione in forma circolare). Detto documento deve essere prodotto in forma originale o in forma di copia autenticata. Questo documento giustificativo non è necessario qualora la notificazione dell’iscrizione sia firmata da tutti i membri dell’organo superiore di amministrazione dello stabilimento principale.