È necessario indicare i dati del mittente, sia per la richiesta di eventuali informazioni aggiuntive, sia per l’invio della fattura delle tasse di iscrizione.

L’ufficio cantonale del registro di commercio presso la sede dello stabilimento principale informa l’ufficio del registro di commercio presso la sede della succursale in merito alle modifiche che richiedono un adeguamento dell’iscrizione della succursale, segnatamente se riguardano la forma giuridica, la ditta o il nome, la sede, lo scioglimento o la cancellazione. L’ufficio del registro di commercio presso la sede della succursale procede d’ufficio alle iscrizioni necessarie.

In caso di fusione, scissione o trasferimento di patrimonio, le iscrizioni di succursali sono mantenute fintantoché non sia notificata la loro cancellazione. Se una fusione, una scissione, una trasformazione o un trasferimento di patrimonio comporta modifiche di cui occorre tenere conto nell’iscrizione delle succursali, tali fatti devono essere notificati all’ufficio del registro di commercio. In caso di fusione o di scissione la notificazione compete all’ente giuridico assuntore.

Concretamente le modifiche che devono essere notificate direttamente dalla succursale concernono: la modifica della ditta della succursale, la modifica dello scopo della succursale, il trasferimento della sede legale e la modifica del domicilio legale della succursale e la modifica delle persone autorizzate a rappresentare la succursale.

La ditta della succursale deve coincidere senza modifiche a quella dello stabilimento principale; il nome o la ditta dello stabilimento principale è riportato integralmente senza modifiche nella ditta della succursale. È possibile prevedere un’aggiunta relativa alla sede, all’attività o ad un marchio (direttiva sulle ditte e i nomi); ad esempio: l’ente giuridico “Caseificio buongustaio SA, in Airolo” può richiedere l’iscrizione delle succursali "Caseificio buongustaio SA” (identica alla ditta della sede principale) con sede in Bellinzona oppure “Caseificio buongustaio SA, succursale di Bellinzona” oppure “Caseificio buongustaio SA, succursale gelateria di Bellinzona”.

Come detto una succursale non è un’entità giuridica distinta dal suo stabilimento principale per questo motivo il suo scopo corrisponde (almeno parzialmente) a quello della sede principale. È tuttavia pubblicato unicamente se formulato in modo più restrittivo rispetto a quello dello stabilimento principale, in riferimento agli esempi precedenti: lo stabilimento principale potrebbe avere quale scopo “La produzione e vendita di prodotti caseari e generi alimentari affini.” Se a Bellinzona l’attività riguarda un caseificio separato territorialmente dalla sede principale ma con identico lo scopo esso non è pubblicato. Se a Bellinzona invece si svolge parte dell’attività: “La produzione e vendita di gelato.” detto scopo (più restrittivo), viene pubblicato. In questo caso lo scopo è parte di quello dello stabilimento principale ma formulato in modo altrettanto chiaro (conciso e fattuale) in modo tale da permettere ai terzi di identificare l’attività svolta senza che essi possano essere tratti in inganno riguardo il campo d’attività. È inoltre necessario che lo scopo concordi con eventuali indicazioni contenute nella ditta scelta: “Caseificio buongustaio SA, succursale gelateria di Bellinzona”.

Come sede deve essere notificato il comune politico (elenco dei Comuni) all’interno del quale viene esercitata l’impresa. Ad esempio: se l’impresa è esercitata a Giubiasco (che non è un comune politico e fa parte del Comune di Bellinzona) quale sede dovrà essere indicata Bellinzona.

All’interno del comune politico della sede deve essere scelto un domicilio legale (recapito), vale a dire un indirizzo presso il quale la ditta è raggiungibile con le indicazioni seguenti: via, numero civico, CAP e nome del luogo. Il domicilio legale corrisponde al luogo dove viene svolta l’attività aziendale o l’amministrazione. Una mera cassetta delle lettere o una casella postale non sono sufficienti. Ad esempio: BUONGUSTAIO di Rossi G., sede Bellinzona, recapito Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

Se la ditta non dispone di un domicilio legale proprio, ovvero non è proprietaria di un immobile o detentrice di un contratto di locazione a proprio nome, nell’iscrizione deve figurare presso chi si trova il domicilio legale (indirizzo c/o). Possono fungere da domiciliatario unicamente persone fisiche, persone giuridiche e società in nome collettivo o in accomandita. In questo caso è necessario allegare alla notificazione una dichiarazione secondo la quale il domiciliatario concede alla ditta un domicilio legale presso di sé (dichiarazione di domiciliazione). Ad esempio: BUONGUSTAIO di Rossi G., c/o Bianchi SA, Via Cantonale 123, 6512 Giubiasco.

In aggiunta al domicilio legale, se richiesto, possono essere iscritti anche altri indirizzi situati in Svizzera. Un “altro indirizzo” può consistere in un indirizzo situato in un altro comune politico rispetto a quello della sede, oppure in una casella postale. Ad esempio: via Stradone 4, 6900 Lugano oppure casella postale 456, 6901 Lugano. L’iscrizione di altri indirizzi è utilizzabile in particolare per magazzini, stabilimenti industriali o punti vendita secondari, che non adempiono le condizioni di una succursale. Va precisato che l’iscrizione di un altro indirizzo non sostituisce il domicilio legale. In caso di dubbi l’ufficio del registro di commercio ha la facoltà di richiedere copia del contratto di locazione oppure una prova relativa alla proprietà dell’immobile.

Nella succursale non si devono istituire organi; l’amministrazione spetta (di principio) alla direzione dello stabilimento principale, a meno che non sia previsto diversamente da una delibera. Detta delibera (normalmente un verbale della seduta dell’organo superiore di amministrazione) deve essere prodotta in originale o in copia certificata conforme all’originale ed allegata alla richiesta (vedi cifra 9).

Se vengono iscritte persone autorizzate a rappresentare la succursale i loro dati personali dovranno essere indicati in un modulo aggiuntivo; tali persone dovranno apporre la loro firma sul modulo in segno di accettazione. È inoltre necessario indicare il genere di rappresentanza (diritto di firma oppure procura individuale o collettiva).

L’impiego di ulteriori persone separate da quelle dello stabilimento principale (direttore, vicedirettore) per l’amministrazione è una misura ammissibile, la succursale deve disporre di una struttura organizzativa adeguata alle funzioni di cui viene richiesta l’iscrizione. Le persone autorizzate a rappresentare un ente giuridico, iscritte alla sede principale, non lo sono nuovamente per le succursali. L’iscrizione menziona unicamente le persone autorizzate a rappresentare unicamente la succursale e solo se il loro diritto di firma non risulta nell’iscrizione dello stabilimento principale.

Si distinguono diverse fattispecie:

1. Il signor Bianchi non è iscritto presso lo stabilimento principale; può essere menzionato nell’iscrizione della succursale con una funzione specifica (per esempio “direttore della succursale con firma individuale”). Il suo potere di firma sarà valido solo per la succursale, non impegnerà lo stabilimento principale ma unicamente la succursale.
2. Il signor Rossi è iscritto presso lo stabilimento principale con pieni poteri di firma. Il suo potere di rappresentanza comprende lo stabilimento principale e tutte le succursali, anche se iscritto unicamente allo stabilimento principale egli vincola la succursale. Può tuttavia essere iscritto presso il registro di commercio della succursale con una funzione diversa da quella dello stabilimento principale.
3. Il signor Verdi è iscritto nello stabilimento principale con “firma limitata allo stabilimento principale”. Egli impegna unicamente lo stabilimento principale e non le succursali, può ad esempio essere iscritto per la succursale come “direttore della succursale con firma limitata alla succursale”; è possibile in questo modo ipotizzare che una persona iscritta allo stabilimento principale non vincoli tutte le succursali oppure ipotizzare che vincoli determinate succursali in modo differente.

La notificazione è firmata da una persona autorizzata a firmare iscritta nel registro di commercio presso la sede principale o la sede della succursale. Le firme delle persone che notificano devono essere autenticate. Lo stesso vale per le firme delle altre persone autorizzate a rappresentare la succursale. L’autenticazione delle firme può avvenire direttamente presso l’ufficio del registro di commercio oppure può essere eseguita da un notaio o dal segretario comunale del comune di domicilio.

La notifica può essere effettuata direttamente dalle persone interessate in caso: di modifica dei propri dati personali iscritti, di cancellazione della funzione e dei poteri di rappresentanza, di cancellazione del recapito (indirizzo c/o). Per la modifica dei propri dati personali si producono i due formulari (notifica e modulo dei dati personali). In caso di dimissioni o disdetta (della funzione, del diritto di firma, o del recapito) è necessario comprovare la fine del rapporto giuridico. Di norma devono essere prodotte copia delle dimissioni e copia della ricevuta postale comprovante l’invio, la lettera di dimissioni sarà indirizzata al domicilio legale dello stabilimento principale.

Per ogni persona da iscrivere è necessaria, oltre alla citata autentica, copia di un documento d’identità valido (passaporto, carta d’identità oppure permesso di soggiorno). È unicamente necessaria la delibera (verbale della seduta dell’organo competente oppure risoluzione in forma circolare) in merito alla nomina delle persone che possono rappresentare la succursale. Detto documento è prodotto in originale o in copia certificata conforme all’originale. Questo documento giustificativo può non essere prodotto se la notifica dell’iscrizione è firmata da tutti i membri dell’organo superiore di amministrazione dello stabilimento principale.

Si rinvia alla modifica della forma giuridica corrispondente allo stabilimento principale in merito ad informazioni riguardo la nomina di nuove persone autorizzate a rappresentare l’ente giuridico.