Il diritto di accesso a un documento ufficiale è negato, a tutela di un interesse pubblico o privato preponderante, se può:

• influenzare o compromettere la libera formazione della volontà o dell'opinione di un'autorità;
• perturbare l'esecuzione di misure di un'autorità la cui divulgazione preventiva potrebbe compromettere il successo delle misure;
• mettere in pericolo la sicurezza dello Stato o l'ordine pubblico;
• compromettere la politica estera del Cantone;
• ledere la sfera privata di terzi; implicare la rivelazione di segreti professionali, di fabbricazione e di affari;
• comportare la divulgazione di informazioni fornite liberamente da terzi a un'autorità che ha garantito il mantenimento del segreto.

Prima di negare l'accesso l'autorità deve attentamente valutare se questo possa essere:

• limitato ad alcune parti del documento, a condizione che lo stralcio non ne deformi il senso;
• differito, fissando un termine o una condizione, quando gli interessi pubblici o privati da tutelare sono temporanei;
• condizionato, cioè accordato sottoponendolo a particolari condizioni.

Il diritto di accesso può essere negato quando la domanda non può essere decisa entro i termini senza pregiudicare l'attività ordinaria.