Bisogna raccogliere tutti i dati pertinenti e registrare chiaramente, se applicabile, il nome del medicamento, la forma galenica, il dosaggio, il numero di lotto e il difetto di qualità, nonché precisare in che Paesi il medicamento è commercializzato e qual è il grado attuale di distribuzione del lotto in oggetto.

Si dispone la messa in quarantena della merce non ancora distribuita e presente nel magazzino del fabbricante o distributore, la tenuta a disposizione dei controcampioni, nonché l'acquisizione di tutta la documentazione relativa al lotto in oggetto (fabbricazione e distribuzione). Lo stato di quarantena vale a titolo cautelativo fintanto che è stata fatta una esatta valutazione del caso e sono state determinate le misure da prendere.

Tutta la cronistoria del caso viene accuratamente registrata in un verbale fino alla sua conclusione, con l'indicazione della data e di ogni intervento.